Smartsheet ist keine typische Projektmanagementplattform. Stattdessen handelt es sich um eine Excel-ähnliche Tabellenkalkulationssoftware, die komplexe Datenanzeigen ermöglicht. Während die Plattform eine Menge Flexibilität für Ihr Unternehmen freisetzen kann, braucht es einen Manager, der Tabellenkalkulationen wirklich liebt, um das Beste aus dieser Software herauszuholen. Smartsheet ist nicht besonders einfach zu bedienen und es fehlt das intuitive Design vieler seiner engagierten Wettbewerber im Bereich Projektmanagement.
Pläne und Preise
Smartsheet verfügt über zwei Planebenen für kleine Unternehmen und zwei benutzerdefinierte Planoptionen für mittlere und große Unternehmen.
Der Einzelplan kostet 19 USD pro Benutzer und Monat oder 168 USD pro Benutzer und Jahr, wenn er jährlich bezahlt wird. Dies umfasst viele Funktionen von Smartsheet, lässt jedoch insbesondere die Möglichkeit aus, den Fortschritt zu verfolgen und Benutzer im gesamten Team zu verwalten.
Der Businessplan kostet 32 USD pro Benutzer und Monat oder 300 USD pro Benutzer und Jahr, wenn er jährlich bezahlt wird. Dadurch werden die Aktivitätsprotokollfunktion, die Gruppenverwaltung, benutzerdefinierte Dashboards und die Berichterstellung hinzugefügt. Beachten Sie, dass Sie für den Geschäftsplan mindestens drei Lizenzen erwerben müssen.
Enterprise- und Premier-Pläne sind für größere Unternehmen konzipiert, die erweiterte Verwaltungs- und Benutzerverwaltungsfunktionen benötigen. Der Premier-Plan umfasst mehrere Premium-Smartsheet-Apps sowie Unterstützung für die Integration in Salesforce und Microsoft Dynamics. Sie müssen sich an Smartsheet wenden, um Preisinformationen für diese Pläne zu erhalten.
Eigenschaften
Smartsheet ähnelt in seinen Funktionen und seiner Benutzeroberfläche viel mehr Microsoft Excel als den meisten dedizierten Projektmanagement-Tools. Mit Smartsheet können Sie fast alles tun, was Sie mit einer herkömmlichen Tabelle tun würden, einschließlich der Verfolgung von Ausgaben und Budgets und der Erstellung von Formularen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Smartsheet Vorlagen und eine Vielzahl von Formatierungswerkzeugen bietet, damit die Plattform für eine Geschäftsumgebung besser funktioniert.
Mit Smartsheet können Sie beispielsweise Dropdown-Menüs in Zellen erstellen, um schnell auf Kontakte, Kalenderereignisse, Teammitglieder oder aktive Aufgaben zugreifen zu können. Durch die Verwendung mehrerer Dropdown-Menüs können Sie schnell und einfach eine Checkliste mit Aufgaben für ein Projekt erstellen, jeder Aufgabe Teammitglieder zuweisen und Fristen festlegen. Der Vorteil von Smartsheet gegenüber anderen Projektmanagementplattformen besteht darin, dass Sie im Wesentlichen unbegrenztes Potenzial haben, jeder Aufgabe benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen.
Das Schöne an Smartsheet für die Aufgabenverwaltung ist, dass Sie Aufgaben in Ihre Tabellenkalkulationen ziehen können. Sie können also eine Hierarchie von Unteraufgaben erstellen oder Elemente in eine Spalte "Fertig" verschieben, je nachdem, wie Sie Ihren Workflow organisieren möchten. Darüber hinaus können Sie mit der Software auf einfache Weise die bedingte Formatierung definieren, um beispielsweise Aufgaben mit einer Frist in den nächsten zwei Wochen hervorzuheben.
Die andere Möglichkeit, wie Smartsheet sehr hilfreich sein kann, besteht darin, dass Sie damit hybride Tabellenkalkulationen erstellen. Smartsheet enthält Vorlagen für die Projektbudgetierung, Ausgaben und Zeiterfassung. Sie können auf diesen Vorlagen aufbauen, um zu sehen, welche Teammitglieder welchem Projekt in einer Spesenabrechnung zugeordnet sind. Oder integrieren Sie eine Spesenabrechnung direkt in eine Projektzeitleiste.
Workflow-Automatisierung
Eine der netten Funktionen, die Smartsheet bietet, sind Workflows, mit denen Sie einige Ihrer Tabellenkalkulationen automatisieren können. In Workflows können Sie insbesondere Daten verwenden, um zusätzliche Ereignisse in Ihren Arbeitsblättern auszulösen. So können Sie einem Projekt automatisch neue Benutzer zuweisen lassen, wenn eine bestimmte Aufgabe als erledigt markiert ist, oder E-Mail-Benachrichtigungen auslösen, wenn ein bestimmter Meilenstein oder ein bestimmtes Kostenlimit erreicht ist.
App-Integration
Smartsheet verfügt über eine enorme Kapazität zur Integration zusätzlicher Software. Wie Sie hoffen, funktioniert die Plattform sofort mit den meisten großen Cloud-Speicheranbietern und Google Apps. Es gibt auch einen Smartsheet-App-Marktplatz, auf dem Sie neue Tabellenvorlagen, Ein-Klick-Integrationen und Premium-Add-Ons finden. Wenn Sie keine Integration finden, die Sie benötigen, können Sie auf die Smartsheet-API zugreifen, um neue Funktionen zu entwickeln.
Schnittstelle und in Gebrauch
Es sollte nicht überraschen, dass Smartsheet nicht das einfachste Projektmanagement-Tool der Welt ist - es basiert schließlich ausschließlich auf Tabellenkalkulationen. Wenn Sie ein Excel-Experte sind, sind Smartsheets wesentlich einfacher zu erlernen, als wenn Sie Tabellenkalkulationen normalerweise so weit wie möglich vermeiden. Es gibt jedoch einige Unterschiede bei Formeln und Menülayouts, sodass die Software für fast alle eine Lernkurve erfordert.
Insbesondere müssen Sie zu Beginn herausfinden, welche Vorlagen für Ihr Unternehmen geeignet sind. Die Vorlagen der Plattform sind nach Geschäftsbereichen (z. B. Projektmanagement, Vertrieb, Marketing, IT usw.) kategorisiert. Es gibt jedoch auch weitere Vorlagen im Smartsheet App Store.
Smartsheet weist auch einige Mängel auf, nachdem Sie sich in die Software eingelebt haben. Ein wichtiger Punkt ist, dass es für Mitarbeiter keine einfache Möglichkeit gibt, zu sehen, wer an welchem Dokument arbeitet. Wenn Sie also in einem Team arbeiten, müssen Sie sich eine Strategie überlegen, um zu vermeiden, dass die Arbeit an einer einzelnen Aufgabenverwaltungstabelle überschrieben wird.
Obwohl es sich bei Smartsheet um eine Cloud-basierte Software handelt, fehlt eine kontinuierliche Funktion zum automatischen Speichern. Die Plattform speichert Ihre Arbeit in Intervallen. Wenn Sie jedoch möchten, dass eine Änderung sofort an Mitarbeiter in einer Tabelle übermittelt wird, müssen Sie tatsächlich auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
Unterstützung
Smartsheet verfügt über eine umfangreiche Bibliothek mit Video-Tutorials, mit denen Sie sich in der Software zurechtfinden können. Es gibt auch zahlreiche Online-Dokumentationen, um die häufigsten Probleme zu lösen.
Smartsheet bietet jedoch nur wenig Unterstützung für den direkten Kundensupport. Sie können das Unternehmen nur über ein E-Mail-Support-Ticket-System kontaktieren. Es kann also einen ganzen Werktag oder länger dauern, bis Sie Antworten auf alle Fragen erhalten.
Der Wettbewerb
Smartsheet ist AirTable am ähnlichsten, das auch erweiterte Tabellenkalkulationen verwendet, um Projekte und alle anderen Aspekte Ihres Unternehmens zu organisieren. AirTable ist etwas billiger und bietet eine benutzerfreundlichere Oberfläche, aber es fehlt die Tiefe der Funktionalität, die Smartsheet bietet. Insbesondere verfügt AirTable nicht über Tools für die Automatisierung von Workflows, und es ist viel schwieriger, hybride Tabellen zu erstellen.
Endgültiges Urteil
Smartsheet ist ein sehr fortschrittliches Tabellenkalkulationsprogramm, obwohl es bei weitem nicht die am einfachsten zu verwendende Software ist, wenn Sie nur Projektmanagement benötigen. Wenn Sie die steile Lernkurve überwinden können, ist Smartsheet vielseitig genug, um hybride, datenübergreifende Tabellen zu erstellen und automatisierte Workflows zu ermöglichen. Der Plattform fehlen jedoch noch einige grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit, z. B. die automatische Aktualisierung in der gesamten Cloud.
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