GoToMeeting ist eines von vielen strategischen Geschäftstools, die alle versuchen, die für diejenigen, die getrennt arbeiten, unverzichtbare Technologie zu erfassen.
Dieses Videokonferenz-Tool wurde von LogMeIn aus früheren Lösungen GoToMyPC und GoToAssist entwickelt und ist vor allem für die hohe Verschlüsselung und die Fähigkeit bekannt, hinter Firewalls zu funktionieren.
Wer eine 14-tägige Testversion erleben möchte, kann sich unter https://www.gotomeeting.com/ anmelden.
In dieser Funktion führen wir Sie mit GoToMeeting durch Ihren ersten Tag und erläutern, was Sie erwartet. Beginnen wir mit der Verwendung von GoToMeeting und stellen Sie die wichtigen Informationen bereit, die Sie benötigen, um das Beste daraus zu machen.
- Lesen Sie hier unseren vollständigen Testbericht zu GoToMeeting
1. Der Hub
Wenn Sie sich für GoToMeeting anmelden, gelangen Sie zuerst zur Webschnittstelle oder zum so genannten "Hub". In einigen Konferenzanwendungen ist dies alles, was Sie benötigen. Sie können hier viel tun, aber was Sie nicht sofort tun können, ist ein Meeting zu veranstalten.
Wir werden erläutern, welchen zusätzlichen Schritt Sie in Kürze ausführen müssen. Schauen wir uns zunächst die Weboberfläche des Hubs an und organisieren unseren Besprechungsraum.
Als Gastgeber eines Meetings können Sie den Namen des Raums definieren, in dem es stattfinden soll, Personen einladen, sich Ihnen anzuschließen und die Veranstaltung zu planen (oder bei Bedarf einen neuen Termin festlegen).
Die Einrichtung des Raums ist jedoch die erste Aufgabe, die Sie ausführen müssen. Klicken Sie dazu jetzt auf die Schaltfläche "Raum einrichten".
2. Richten Sie Ihren Raum ein
Die erste Voraussetzung für jedes Zimmer ist, dass es einen eindeutigen Namen hat und dass es am besten ist, etwas auszuwählen, mit dem sich die Besucher leicht identifizieren können. Wir empfehlen eine Standardstruktur für die Namensräume und Besprechungen, da es weniger wahrscheinlich ist, dass Personen vergessen, aufzutauchen.
Wir nennen unser Zimmer, einfallsreich denken wir, Pro.
Sie können dem Raum eine bestimmte Farbe und sogar ein Thema geben, wenn Sie etwas Besonderes wünschen.
3. Erstellen Sie eine Besprechung
Sobald wir einen Raum erstellt haben, können wir diesen virtuellen Ort für eine Besprechung verwenden. Der Hub verfügt dazu über eine große blaue Schaltfläche, die einen Assistenten auslöst, der viele Fragen stellt.
Dazu gehört auf der ersten Seite, wie das Meeting einberufen wird, wann es stattfinden wird und ob es sich um eine einmalige Veranstaltung oder einen regulären Veranstaltungsort handelt.
Es gibt drei zusätzliche Seiten der Besprechungsdefinition, die zweite ermöglicht die Definition der Audioverarbeitung, die dritte dient der Personalisierung und die vierte ermöglicht die Definition eines Mitorganisators und die Erstellung eines Kennworts, das den Zugriff steuert.
Die Möglichkeit, einen Mitorganisator zu haben, ist eine besonders nützliche Funktion. Weil es einer anderen Person ermöglicht, das Meeting auszurichten, wenn der Ersteller nicht verfügbar ist.
4. Einladungen
Sobald eine Besprechung definiert wurde, wird sie im Hub angezeigt. Von hier aus können Sie die Einladung an alle Personen kopieren, an denen Sie teilnehmen möchten.
Wenn Sie zulassen, dass Telefone eine Nummer anrufen und nur mit Audio arbeiten, werden hier auch die lokalisierten Telefonnummern angezeigt.
Sie denken vielleicht, dass Sie jetzt eine Besprechung haben möchten, aber es gibt einen zusätzlichen Schritt, den Sie ausführen müssen, bevor Sie bereit sind, zu hosten oder beizutreten. Auf jedem Computer müssen Sie die Desktop-Anwendung installieren.
5. Installieren Sie die Desktop-App
Wenn Sie für eine Besprechung auf die Schaltfläche "Start" klicken und die Desktop-Anwendung nicht installiert haben, werden Sie sofort zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie die App herunterladen und installieren können. Es versteht sich von selbst, dass, wenn normale Benutzer in Ihrem Unternehmen nicht befugt sind, Apps zu installieren, möglicherweise eine gewisse Verbindung zu denen in Ihrer IS- oder IT-Abteilung erforderlich ist, um dies zu ermöglichen.
Sobald die Anwendung vollständig installiert ist, wird sie gestartet, wenn Sie auf "Start" klicken und Sie fragen, wie Sie an der Besprechung teilnehmen möchten.
Damit hat das Meeting effektiv begonnen, obwohl die Video- und Audiostreams standardmäßig deaktiviert sind. Dies ist keine schlechte Sache, da Sie so sicherstellen können, dass Ihr Erscheinungsbild akzeptabel ist und die Beleuchtung für andere ausreicht, um Sie zu sehen, und dass Sie bei Bedarf ein Mikrofon angeschlossen haben.
6. Anwendungskontrollen
Die GoToMeeting-Anwendung verfügt über einige einfache Steuerelemente am unteren Rand, mit denen Benutzer Video und Ton deaktivieren und aktivieren, ihren Desktop freigeben und das Meeting verlassen können.
Der einzige Unterschied, den Benutzer mobiler Plattformen bemerken werden, besteht darin, dass sie nicht die Möglichkeit haben, ihren Desktop freizugeben, aber in anderer Hinsicht ist er identisch. Wenn Video aktiviert ist, wird ein kleines Fenster angezeigt, das zeigt, wie Ihr Video aussieht, damit Sie verstehen, was andere sehen.
Eine weitere interessante Funktion befindet sich oben links, wo Sie eine Aufnahmetaste „REC“ sehen können. Dadurch wird das Meeting zur späteren Bezugnahme aufgezeichnet.
Oben rechts befinden sich vier Symbole, die das Teilnehmerfenster anzeigen, auf die integrierten Chat-Funktionen, Audio- und Videoeinstellungen sowie einen Informationsbereich mit einigen Support-Links zugreifen.
Und schließlich befindet sich unten links ein Einstellungssymbol, in dem Sie alle Standardeinstellungen konfigurieren können. Dazu gehören die bevorzugten Sprecher und Mikrofone sowie Anwendungsintegrationen, in denen alle Dokumente, die sich auf das Meeting beziehen, lokal gespeichert werden.
7. Einen Raum verwalten
Die Verwaltung eines Raums ist sehr einfach. Wenn die von Ihnen eingeladenen Personen eintreffen, werden sie in einem Bereich auf der rechten Seite der Anwendung angezeigt, in dem Sie sie sehen können.
Technisch gesehen kann GoToMeeting bis zu 251 Personen gleichzeitig in derselben Besprechung haben, einschließlich des Gastgebers, und es zeigt Ihnen, wie viele derzeit teilnehmen.
Als Host können Sie das Audio eines Teilnehmers stummschalten, neue Personen einladen, die Besprechung von allen Teilnehmern sperren, die zu spät gekommen sind, und einem anderen Benutzer die Tastatur- und Maussteuerung des Hosting-Systems übertragen.
Und sollte der Gastgeber gehen müssen, vielleicht für ein anderes Meeting, können Sie sogar jeden Teilnehmer zum Moderator oder Organisator machen. Viele dieser Funktionen befinden sich in einem Dropdown-Menü, das angezeigt wird, wenn Sie auf den Chevron rechts neben dem Audiosymbol der Teilnehmer klicken.
8. Einfach zu viele Leute
Mit der Fähigkeit, mit so vielen Teilnehmern umzugehen, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer spricht.
Zum Glück haben die Entwickler von GoToMeeting diese davon und Sie können filtern, wer im Hauptfenster der Anwendung angezeigt wird.
Standardmäßig ist in der App "Alle anzeigen" festgelegt. Dies wird in der Mitte der Leiste oben mit zwei Chevrons angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Menü angezeigt, in dem Sie wechseln können, um nur die Teilnehmer anzuzeigen, die aktiv sprechen, die mit aktiven Kameras arbeiten oder alle ausblenden.
In unserem Beispiel waren alle Kameras deaktiviert, weshalb diese Option ausgegraut ist.
Es gibt viele andere Tricks und Funktionen von GoToMeeting, aber hoffentlich sollten einige dieser Hinweise Ihnen den Einstieg erleichtern.
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