Die beste Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) macht die Verwaltung Ihrer Dateien sowohl online als auch offline einfach und effizient.
Die beste DokumentenverwaltungssoftwareKlicken Sie auf die folgenden Links, um zur Website des Anbieters zu gelangen:
1. Templafy
2. M-Dateien
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Das Dokumentenmanagement wird immer wichtiger, da das Konzept eines papierlosen Büros alltäglich wird, insbesondere mit dem Wachstum der Cloud-Speicherdienste.
Dies bedeutet, dass Dokumente nicht mehr in klobigen Aktenschränken aufbewahrt werden müssen, sondern jetzt sicher online gespeichert werden können. Es geht jedoch nicht nur darum, Informationen zu archivieren, sondern den gesamten Prozess der Dokumentenverwaltung zu vereinfachen, alles von Markenvorlagen abzudecken, Arbeitsabläufe zu verbessern, mit Tools für die Zusammenarbeit zu arbeiten und manchmal technische Informationen zu sortieren. Und das zusätzlich zu den allgemeinen Aufgaben zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten.
Gute Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) muss auch in der Lage sein, mit verschiedenen digitalen Dateitypen zu arbeiten, nicht nur mit Office-Software, sondern auch mit Notizen-Apps, technischen Plänen, Bildern und Designs und allem, was Sie sich vorstellen können, zuvor gedruckt zu werden Papier, auch aus älteren Dateiformaten. Heutzutage wird es auch darum gehen, Software für Dokumente zu entwerfen.
Viele Lieferanten und Auftragnehmer werden sich jedoch weiterhin mit Papier befassen. Daher muss jedes DMS über eine Lösung zum Scannen von Dokumenten verfügen, die häufig als eigenständige Lösung oder als Teil eines OCR-Scan-Softwarepakets funktioniert, damit solche Papierrechnungen, Quittungen oder andere Dokumente erstellt werden können Dokumente können gescannt werden, sodass eine digitale Kopie archiviert werden kann, während die Papierversion recycelt wird.
Das papierlose Büro hat lange auf sich warten lassen, aber es ist endlich für diejenigen da, die es annehmen möchten. Hier sind dann die besten Dokumentenmanagement-Softwarelösungen.
- Wir haben die besten Alternativen zu Microsoft Office vorgestellt.
1. Templafy
Eine All-in-One-Lösung für das Dokumentenmanagement
Einfach zu bedienende OberflächeUmfangreiche FunktionenMobile AppsAutomatisierte KonformitätsprüfungenTemplafy ist eines der besten Tools für die Dokumentenverwaltung. Das System zielt darauf ab, wichtige Office-Suiten und -Lösungen zu integrieren, die von Unternehmen täglich verwendet werden.
Wenn eines frustrierend sein kann, müssen Markendokumente mit einer anderen Software erstellt werden. Dies kann zeitaufwändig und fragmentiert werden, aber Templafy kann helfen. Damit können Sie eine Reihe von Dateien im System erstellen und diese aus einem einzigen Feed verwalten.
Die Software ist mit einer Reihe von Geräten kompatibel und verwendet die Cloud, um über Computer, Tablets und Smartphones auf alle Ihre Dokumente zuzugreifen. Es gibt auch automatische Konformitätsprüfungen, und Sie können den Mitarbeitern auch problemlos Feedback geben.
Für ein Preisangebot ist Kontakt erforderlich, und es überrascht nicht, dass die genauen Kosten von der Anzahl der ausgewählten Benutzer, Funktionen und Add-Ons abhängen.
2. M-Dateien
Dokumentensoftware, die Duplikate erkennt
Handliche IntegrationenMobile AppsDokumentwarnungenBei der Dokumentenverwaltung zielt M-Files darauf ab, die internen Arbeitsabläufe zu verbessern und sicherzustellen, dass wichtige Informationen jederzeit sicher aufbewahrt werden. Zu den Kunden zählen viele große Unternehmen wie Comcast und Yokohama.
Es gibt einen einzigen Tresor für eine Vielzahl von Dateien, und Sie können sie leicht nach Client, Projekt, Datum, Status oder anderen Kriterien finden. Die Software zielt darauf ab, Doppelarbeit zu vermeiden. Es ist durchaus üblich, dass zwei oder möglicherweise mehrere Kopien desselben Berichts vorliegen.
M-Files benachrichtigt Sie, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde, indem Namen und Projektdaten analysiert werden. Sie erhalten auch einige großartige Integrationen, einschließlich Microsoft Office und Salesforce CRM.
Es ist eine kostenlose Testversion verfügbar, die Preise sind jedoch auf der Website nicht festgelegt. Sie müssen sich daher an uns wenden, um ein Angebot zu erhalten.
3. DocuWare
Die Dokumentenorganisation wird in die Cloud verschoben
Deckt alle Dokumentaufgaben abCloud-basierter SpeicherMobiler SupportVersteckte PreiseDocuware verfolgt einen Cloud-basierten Ansatz für das Dokumentenmanagement. Es integriert Cloud-Speicher und Büroautomatisierung, um einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Diese papierlose Herangehensweise an das gesamte Spektrum der Büroaufgaben ist ein weiteres Beispiel für die digitale Transformation, die heutzutage viele Prozesse vorantreibt.
Docuware bietet Services zum Erstellen eines Cloud-Workflows für Dokumente. Es ermöglicht den Kauf von Diensten in kleinem Maßstab nach Bedarf. Wenn dann Anwendungsfallszenarien erstellt und die Zuverlässigkeit sichergestellt wird, kann der Dienst für eine größere Bereitstellung skaliert werden.
Es werden auch mobile Apps angeboten, die sich in diesen Workflow integrieren lassen. So können Sie Belege unterwegs scannen, Rechnungen für eine schnelle Zahlung genehmigen und Formulare direkt auf dem Gerät signieren.
Während Docuware eine Demo und eine kostenlose Testversion anbietet, hängt die Preisgestaltung natürlich von den ausgewählten Diensten ab. Daher muss sich der potenzielle Käufer für ein individuelles Angebot an uns wenden.
Kostenlose TestphaseUpdate: Docuware bietet jetzt in Zusammenarbeit mit eine kostenlose Testversion an. Klicken Sie jetzt hier, um einen Anspruch geltend zu machen. Deal anzeigen
4. MasterControl
DMS konzentrierte sich auf Compliance
Mobil optimiertUnterstützt von den AufsichtsbehördenGlobale StandardsIn großen Organisationen werden häufig Prozesse und Vorschriften eingeführt, um sicherzustellen, dass die Dokumente konform sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Aber wenn Sie eine Menge Dateien haben, kann es schwierig sein, solche Regeln zu befolgen.
Die MasterControl Document Control Software, die von einigen der weltweit größten Aufsichtsbehörden verwendet wird, ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die komplexe Vorschriften und Standards auf der ganzen Welt berücksichtigt. Ziel ist es, die Compliance-Kosten zu senken und die interne Effizienz zu steigern.
Das System automatisiert das Routing, die Zustellung, die Eskalation und die Genehmigung wichtiger Dokumente vollständig. Es verfügt auch über ein zentrales, sicheres Archiv, in dem Sie Geschäftsdateien speichern und suchen können.
Es gibt keinen Hinweis auf eine kostenlose Testversion. Für die Preisgestaltung muss das Unternehmen kontaktiert werden, um ein Angebot zu erhalten.
5. XaitPorter
Cloud-basierte Zusammenarbeit von seiner besten Seite
Vollständig Cloud-optimiertIntelligente Funktionen für die ZusammenarbeitSalesforce-IntegrationWenn Sie nach einer Cloud-Lösung zum Erstellen von Dokumenten suchen, sollten Sie unbedingt XaitPorter ausprobieren.
Das Tolle an diesem System ist, dass es äußerst flexibel ist. Sie können gleichzeitig mit Kollegen zusammenarbeiten und Dokumente bearbeiten und auf einfache Weise Feedback untereinander austauschen. Außerdem werden alle Aspekte des Workflows verwaltet, sodass Sie sich nicht um Formatierung, Nummerierung und Layout kümmern müssen.
XaitPorter hat auch einige nützliche Tricks in Bezug auf die Integration. Die Software kann mit Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText und Dropbox zusammenarbeiten. Derzeit wird es von über 45.000 Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet.
Obwohl eine Demo verfügbar ist, gibt es keine kostenlose Testversion. Für die Preisgestaltung müssen Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um ein Angebot zu erhalten.
Andere zu berücksichtigende DMS-Plattformen
Es gibt zwar eine Reihe dedizierter Office- und Dokumentplattformen, die wir erwähnen könnten, nicht zuletzt Office 365, LibreOffice und Adobe Document Cloud, diese konzentrieren sich jedoch eher auf das Erstellen und Verwalten von Dokumenten als auf das Verwalten und Speichern von Dokumenten aus mehreren Quellen und Formaten. Daher werden wir diese Liste fortsetzen, indem wir einige der anderen erwägenswerten DMS-Lösungen vorstellen:
Samepage unterscheidet sich ein wenig von der Standarddokumentverwaltung, da es mehr darum geht, einen einzigen Schwerpunkt für alle Kommunikations-, Projekt- und Dokumentfreigabetools zu erstellen. Ziel ist es, alles in einer einzigen App zu vereinfachen, anstatt mehrere Softwareanwendungen für verschiedene Aufgaben zu haben. Die Benutzeroberfläche ist einfach und benutzerfreundlich, wobei die Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht. In dieser Hinsicht ist Samepage eine potenziell flexible Lösung, um mehrere Anforderungen abzudecken.
Dokmee bewirbt sich als Enterprise Content Management-Lösung zum Organisieren, Sichern und Verwalten von Dateien. Es unterstützt eine Reihe von Dokumentformaten und bietet im Rahmen seines Dienstes auch Dokumentabbildung und Datenerfassung. Mit AI kann alles intelligent indiziert werden, wobei Dateien automatisch für die Indizierung gestempelt werden, sowie regelbasiertes Routing, um das Speichern und Archivieren zu vereinfachen. Dies geschieht alles über sicheres Hosting in der Cloud. Wie erwartet wird die Zusammenarbeit unterstützt, wobei Berechtigungen und Überwachungsoptionen für eine einfachere Dateiverwaltung verfügbar sind.
eFileCabinet ist eine Dokumentenverwaltungssoftwarelösung, die mithilfe intelligenter Automatisierung Dateien nach ihrem Inhalt organisiert, benennt und speichert. Es stehen Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie den Dokumentordnerbaum im gesamten System anpassen können. Berechtigungen, Ablauf von Dateien / Ordnern und Benachrichtigungen können auch für die Dateifreigabe und das Senden von Dateianforderungen eingerichtet werden. Dies erfolgt über eine sichere URL. Allgemeine Barrierefreiheitsregeln können auch gemäß den Unternehmensrichtlinien festgelegt werden.
Abbyy ist vielleicht am bekanntesten für seine Dateireader- und Scan-Dienste, bietet aber auch einen digitalen Dokumentarchivierungsdienst, der die sichere Speicherung und Verwendung von Dokumenten ermöglicht. Der Zugriff kann nachverfolgt und protokolliert werden, und vorhandene Dokumente können nach Bedarf für die Neuausstellung wiederverwendet und bearbeitet werden. Meta-Schlüsselwörter können für eine einfache Suche zusätzlich zu den normalen Suchfunktionen verwendet und bei Bedarf einfach über das Internet oder per E-Mail verteilt werden. Eine mögliche Einschränkung besteht darin, dass Abbyy-Dienste hauptsächlich zum Speichern von Dokumenten im PDF-Format entwickelt wurden.
- Wir haben auch den besten Cloud-Dokumentenspeicher vorgestellt.