Viele Unternehmen erleben die dramatischste Veränderung in unserer Arbeitsweise seit Jahrzehnten - wenn nicht in der jüngeren Menschheitsgeschichte. Seit der Pandemie von 1919 hat sich die Welt nicht mehr kolossal und plötzlich verändert, wie und wo Mitarbeiter arbeiten und wie sie sich miteinander verbinden.
Es gibt Hinweise auf gute Nachrichten. Eines Tages werden wir wieder normal werden und es gibt einige Anzeichen dafür, dass die Pandemie in einigen Gebieten nachlässt. Es gibt jedoch auch Anzeichen dafür, dass die Pandemie in Ländern wie Frankreich und Japan an Boden gewinnt. Eines ist sicher: Die Mitarbeiter werden auf absehbare Zeit zu Hause arbeiten, und es ist ratsam, langfristige Pläne zu entwickeln. Diese Tipps können Ihnen helfen, jetzt eine Strategie zu entwickeln, anstatt zu hoffen, dass das Problem nachlässt.
1. Entwickeln Sie eine robuste Videokommunikationsstrategie
Vorrangig ist vor allem die Einbindung in ein Videokonferenz-Tool, das jeder nutzt. Dies ist der erste Schritt, da jedes Unternehmen herausfinden muss, wie es so kommunizieren kann, dass der persönliche Kontakt nachgebildet wird. Dafür gibt es Gründe für die psychische Gesundheit der Mitarbeiter, Gründe für die Geschäftskontinuität - und finanzielle Gründe für das Unternehmen. Ohne eine Standardmethode für die Verbindung über Video - ob einzeln, in kleineren Gruppen oder als gesamtes Unternehmen - treten sofort Probleme auf. Seltsamerweise haben viele Unternehmen dies noch nicht getan und verlassen sich auf mehrere Video-Chat-Apps wie Skype, Zoom und sogar Apple FaceTime.
Das Problem ist, dass es häufig keine Strategie dafür gibt - wer hat Konten in der Organisation bezahlt, ob Sicherheitsstandards vorhanden sind oder ob die Video-Chat-App auf unterstützten Geräten ausgeführt wird. Es wird oft nicht dokumentiert und es gibt wenig Kommunikation, hauptsächlich weil diese massive Verlagerung zur Fernarbeit so viele von uns überrascht hat. Selbst wenn es einige Standard-Apps und eine gute Kommunikation gibt, ist sie nicht robust genug, um Probleme wie ein unternehmensweites Meeting oder eine Methode zur Übermittlung dringender Informationen zu lösen.
2. Schließen Sie einen luftdichten Work-from-Home-Vertrag für Mitarbeiter ab
Rechtsexperten haben.com mitgeteilt, dass ein Telearbeitsvertrag nicht mehr optional ist. Das Problem ist, dass viele Unternehmen vor der Pandemie nicht für alle Arbeitnehmer eines eingerichtet hatten oder das Problem nicht vollständig gelöst haben. Die meisten haben hier und da mit Fernarbeitsarrangements experimentiert, aber nicht in dieser Größenordnung. Es ist wichtig, einen Vertrag als Teil Ihrer langfristigen Planung zu entwickeln, beginnend mit einem Abschnitt über die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter. Dies schützt sie und verdeutlicht die Position des Unternehmens, schützt aber auch den Arbeitgeber in Bezug darauf, inwieweit das Unternehmen für das Wohlergehen der Mitarbeiter verantwortlich ist. (Laut Rechtsexperten muss ein Unternehmen immer noch sicherstellen, dass der Mitarbeiter auch von zu Hause aus ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld hat.)
Der Vertrag sollte auf viele andere Bereiche ausgedehnt werden. Es sollte Fragen beantworten wie: Wer ist für einen Breitbanddienst verantwortlich und zu welchen Kosten? Wenn ein von Mitarbeitern ausgestelltes Business-Notebook beschädigt ist, wer sollte die Reparaturen wie schnell bezahlen? Wie viele Stunden sollte der Mitarbeiter arbeiten und wie flexibel ist die Regelung seiner Tageszeit? Je mehr der Vertrag klarstellen kann, was es bedeutet, von zu Hause aus zu arbeiten, desto besser. Es ist auch wichtig, diese Vereinbarung nicht zu beschleunigen - für ein langfristiges Work-from-Home-Szenario, in dem jeder entfernt ist, sollte der Vertrag robust genug sein, um den Sturm über viele Monate oder sogar ein Jahr entfernter Arbeit zu überstehen.
3. Reduzieren Sie die Apps und Tools, die Sie zur Optimierung der Remote-Arbeit verwenden
Eine der plötzlichen Erkenntnisse für viele Unternehmen ist, dass sie sich auf viel zu viele Geschäftsanwendungen und -dienste verlassen haben. Es gibt Unternehmen, die neben dem Cloud-Speicher, den sie in ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei Amazon anbieten, mehrere Cloud-Speicherdienste wie Dropbox und Microsoft Onedrive für verschiedene Teams zulassen. Dies war bereits vor der Pandemie eine verwirrende Situation. Die Entschuldigung des Unternehmens war, dass es der Belegschaft half, mobil zu werden und in Verbindung zu bleiben.
Nicht mehr. Die Vielzahl von Apps, die von Mitarbeitern verwendet werden (entweder vom Unternehmen genehmigt oder nicht), hat zu noch mehr Verwirrung und Chaos geführt, insbesondere für Ihren Helpdesk und das IT-Management. Es ist nicht nur schwierig, so viele Apps zu unterstützen, sondern die Mitarbeiter sind auch verwirrt und weniger produktiv. Im Laufe eines Tages können sie zwischen Microsoft Teams und Slack wechseln, einen Skype-Anruf tätigen und dann Zoom auf ihrem iPhone für ein weiteres Meeting verwenden. Es schafft eine hektische Work-from-Home-Umgebung. Das uralte Konzept eines „Standard-Desktops“ ist plötzlich auch für kleinere Unternehmen mit einer Einstellung, bei der alles möglich ist, viel wichtiger geworden. Es ist weitaus besser, sich auf eine vorhersehbarere Suite von Apps und Diensten festzulegen.
4. Psychische Gesundheit
Es gibt noch einen letzten Punkt zu den langfristigen Auswirkungen der Führung eines Unternehmens mit einer Remote-Belegschaft. Es ist wichtig, dass Sie über die psychische Gesundheit nachdenken. Ein oder zwei Wochen von zu Hause aus zu arbeiten ist nicht allzu dramatisch, aber wenn Mitarbeiter monatelang remote arbeiten, kann dies zu Spannungen und Stress führen, die vorher nicht existierten. Sogar diejenigen, die jahrelang oder jahrzehntelang von zu Hause aus gearbeitet haben, sind möglicherweise überrascht über die psychischen Auswirkungen der Arbeit zu Hause, wenn Sie sich nicht mit Menschen in einem Café treffen oder in der Mall einkaufen gehen dürfen.
Jede langfristige Strategie sollte dieses Problem angehen. Es kann Möglichkeiten geben, dem Arbeitstag etwas Leichtigkeit zu verleihen, Zoom-Meetings zusätzliche Zeit zu geben, um „die Brise zu schießen“ oder gemeinsam Kaffee zu trinken. Sie können zusätzliche Pflegepakete an Mitarbeiter senden oder mehr Facebook Live-Sitzungen abhalten, anstatt sich nur über Skype oder Zoom zu treffen.
Es sollte keine geringfügige Ergänzung Ihrer Geschäftsstrategie sein, sondern eine zentrale Rolle spielen - wie Sie Mitarbeiter motivieren und fokussieren, wie Sie ihnen angemessene Pausen und Margen geben, wie Sie persönliche Beziehungen aufbauen und sie ohne ständige Arbeitserwartungen pflegen. Mitarbeiter, die gemeinsam Spaß haben - auch aus der Ferne - arbeiten besser zusammen.
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