Google Workspace enthält einige der besten Produktivitäts-Apps der Welt. Möglicherweise haben Sie bereits einige zeitsparende Tipps erhalten, mit denen Sie mehr Wert aus dieser Office-Software ziehen können. Den meisten Nutzern ist jedoch nicht klar, dass Google Sheets, Docs, Gmail und Forms eine nahezu unbegrenzte Workflow-Automatisierung unterstützen. Dies kann besonders für kleine und mittlere Unternehmen von Nutzen sein, die viel Zeit damit verbringen, Routineaufgaben wie das Weiterleiten von Bestellungen und das Auswerten von Anforderungsformularen zu bearbeiten.
In diesem Handbuch wird erläutert, wie die Workflow-Automatisierung in Google Workspace funktioniert, und einige Add-Ons hervorgehoben, mit denen Sie die Leistung dieser Office-Suite für Ihr Unternehmen steigern können.
Was sind Workflows in Google Workspace?
Die Umwandlung von Rohdaten in eine Form, die Ihr Unternehmen verwenden kann, braucht Zeit. Wenn Sie eine Kontaktübermittlung von einem Formular erhalten, muss diese möglicherweise in ein Format konvertiert werden, das von Ihrer CRM-Software gelesen werden kann. Wenn Sie eine Bestellanforderung erhalten, muss diese möglicherweise aufgeteilt und verschiedene Details an verschiedene Personen in Ihrer Organisation gesendet werden.
Glücklicherweise ermöglicht Google Workspace die Automatisierung dieser Transformationen mit Dokumentworkflows. In diesen Workflows können Sie die Reihenfolge der Schritte festlegen, die Daten durchlaufen müssen, und diesen Prozess dann für Sie ausführen. Im Allgemeinen sind Dokumentworkflows in hohem Maße anpassbar, sodass Sie den Automatisierungsprozess problemlos an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen können.
Sie können automatisierte Dokumentworkflows in den meisten Google Workspace-Apps erstellen, einschließlich Google Text & Tabellen, Tabellen, Google Mail und Formularen.
So automatisieren Sie den Dokumentworkflow: Apps Script vs. Add-Ons
Je nachdem, wie komplex der zu erstellende automatisierte Workflow ist, können Sie zwei verschiedene Wege gehen.
Der einfachste Weg, Workflows zu generieren, ist die Verwendung eines für diesen Zweck erstellten Add-Ons. Im Google Web Store stehen Hunderte von Automatisierungs-Add-Ons zur Verfügung. Einige davon sind kostenlos, aber viele erfordern eine einmalige Zahlung oder ein monatliches Abonnement. Wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Produkt entscheiden, prüfen Sie, ob das Unternehmen, das es herstellt, Kundensupport anbietet, falls Sie auf Probleme stoßen.
Wenn Sie vollständig benutzerdefinierte Automatisierungen kostenlos erstellen möchten, können Sie Apps Script verwenden. Dies ist eine von Google entwickelte Entwicklerumgebung, mit der jeder Add-Ons für Google Workspace-Apps erstellen kann. Tatsächlich wurden fast alle kostenpflichtigen Automatisierungs-Add-Ons, die Sie im Google Web Store finden, mit Apps Script erstellt. Obwohl es viele Ressourcen gibt, die Ihnen den Einstieg in das Codieren in Apps Script erleichtern, kann das Einrichten selbst einer einfachen Automatisierung durch Code zeitaufwändig sein.
So greifen Sie auf Automatisierungs-Add-Ons zu
Wenn Sie Add-Ons nach Google Sheets, Text & Tabellen, Google Mail oder Formularen durchsuchen möchten, finden Sie diese im Google Web Store. Der einfachste Weg, auf den Webshop zuzugreifen, besteht darin, das Add-On-Menü in einer dieser Apps zu finden und dann auf Add-Ons abrufen zu klicken. Daraufhin wird ein Fenster angezeigt, das bereits gefiltert ist und nur Add-Ons anzeigt, die mit der derzeit verwendeten Google Workspace-App funktionieren.
Sie können jedes Add-On aus dem Webshop installieren, indem Sie einfach auf die Schaltfläche Installieren klicken. Beachten Sie, dass Sie für kostenpflichtige Add-Ons möglicherweise ein Abonnement kaufen müssen, bevor Sie sie verwenden können.
Was können Sie mit Dokumentworkflows tun?
Schauen wir uns einige Beispiele an, um Ihnen einen Eindruck von den Arten von Aufgaben zu geben, die Sie mit automatisierten Dokumentworkflows ausführen können. Wir verwenden Apps aus dem Google Web Store. Beachten Sie jedoch, dass Sie viele dieser Workflows kostenlos über Apps Script erstellen können.
Allzu häufig werden Geschäftsdaten auf mehrere Tabellen verteilt. Möglicherweise haben Sie detaillierte Verkaufsdaten aus verschiedenen Abteilungen in verschiedenen Arbeitsblättern gespeichert. Möglicherweise werden Kundeninformationen aus verschiedenen Eingabeformularen in separaten Dokumenten gespeichert.
Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen einfach in einer einzigen Mastertabelle kombinieren. Wir verwenden hierfür gerne SheetGo (ab 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat), da es einfach ist, mehrere Google Sheets-Dateien zu verbinden. Noch besser ist, dass SheetGo auch Excel- und CSV-Dateien korralieren und Daten aus diesen Dokumenten automatisch in eine Master-Google Sheets-Tabelle übertragen kann.
Das Besondere an diesem Automatisierungs-Add-On ist, dass es automatisch aktualisiert wird. SheetGo überprüft die verteilten Tabellen so oft Sie möchten auf neue Daten und verfolgt Änderungen am Masterdokument mithilfe der Funktion zum Bearbeiten des Verlaufs in Google Sheets.
Genehmigungen für Freistellungsanfragen, Berichte und andere interne Prozesse sind für den reibungslosen Betrieb der meisten Unternehmen von wesentlicher Bedeutung. Mit Add-Ons wie Form Workflow Plus (ab 300 US-Dollar pro Jahr) können Sie Google Forms einfach mit Sheets verknüpfen, um Genehmigungsanfragen zu verfolgen und zu verwalten.
Mit diesem Add-On muss ein Manager lediglich ein Anforderungsformular in Google Forms erstellen. Dieses Formular wird an bestimmte Genehmiger weitergeleitet, wenn es ausgefüllt und alle Daten in eine Tabelle eingegeben wurden. Auf dem Blatt wird nachverfolgt, wo sich die Anfrage im Genehmigungsprozess befindet, sowie die Entscheidungen und Kommentare der einzelnen Genehmigenden.
Form Workflow Plus unterstützt auch das mehrstufige Genehmigungsrouting, sodass es für komplexere Workflows wie das Auftragsrouting nützlich sein kann.
Obwohl zahlreiche E-Mail-Marketing-Tools verfügbar sind, können Sie mit einem Add-On wie "Noch ein Seriendruck" (kostenlos) E-Mail-Kampagnen mit vollem Funktionsumfang in Google Mail erstellen.
Mit dieser App geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen, die Sie per E-Mail versenden möchten, in eine Tabellenkalkulation ein. Anschließend können Sie Ihre Nachricht in Google Mail schreiben und mithilfe des in der App integrierten Codes eine Personalisierung hinzufügen.
Wenn Sie zum Senden bereit sind, kehren Sie zu Sheets zurück, und ein weiterer Seriendruck wird Ihre E-Mail an alle Personen auf Ihrer Liste senden. Sie können E-Mail-Eröffnungen, Klicks und Antworten direkt in Ihrer Tabelle verfolgen.
Das Beste an diesem Tool ist, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von Tabellenkalkulationen für verschiedene Kampagnen erstellen können. Da Sie Sheets verwenden, können Sie außerdem problemlos Kontaktinformationen abrufen, um Ihre Marketingkampagne aus einem CRM, Google Forms oder vorhandenen Tabellen zu erstellen.
Tabellenkalkulationen können überraschend effektiv sein, um Projektaufgaben und Meilensteine festzulegen. Darüber hinaus können Sie mithilfe eines Add-Ons wie ProjectSheet die Fortschrittsverfolgung in Ihrer Tabelle automatisieren.
Dieses praktische kostenlose Add-On berechnet automatisch die Anzahl der Aufgaben pro Meilenstein und verfolgt, ob jede Aufgabe als erledigt, in Bearbeitung oder nicht gestartet eingestuft ist. Basierend darauf wird für jede Projektphase ein Abschlussprozentsatz angezeigt.
Darüber hinaus können Sie mit ProjectSheet feststellen, wann ein Projekt in Verzug gerät. Das Add-On hebt automatisch einen Fortschrittsbalken für jeden Meilenstein grün, gelb oder rot hervor, je nachdem, ob die Unteraufgaben innerhalb, nahe oder nach den festgelegten Fristen liegen.
Das Erstellen einer Smartphone-App für Ihr Unternehmen ist normalerweise ein zeitaufwändiger und teurer Prozess, für den engagierte Softwareentwickler eingestellt werden müssen. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie jedoch eine einfache mobile App direkt in Google Sheets erstellen.
Dazu wenden wir uns dem AppSheet-Add-On zu (ab 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat). Mit dieser App fügen Sie einfach Daten zu einer Blatttabelle hinzu. Die Daten können beliebig sein, vom Geschäftsinventar zum Erstellen eines mobilen Online-Shops bis hin zu den Kontaktinformationen der Mitarbeiter zum Erstellen eines internen Verzeichnisses.
Verbinden Sie Ihre Tabelle mit AppSheet und bearbeiten Sie die Eigenschaften Ihrer Datenspalten nach Bedarf. Sie können Daten unterteilen und benutzerdefinierte Ausdrücke für Aufgaben wie die Bestandsverwaltung hinzufügen. Wenn Sie bereit sind, können Sie aus einer Vielzahl vordefinierter Anzeigevorlagen auswählen, um zu entscheiden, wie Ihre Daten in Ihrer neuen App angezeigt werden.
Das Beste daran ist, dass es sich nahtlos in Ihre anderen automatisierten Workflows von Google Workspace integrieren lässt. Sie können AppSheet so konfigurieren, dass automatische E-Mails basierend auf In-App-Triggern ausgelöst werden oder dass Daten hinzugefügt werden, die Benutzer in eine andere Sheets-Tabelle eingeben. Darüber hinaus kann AppSheet automatisierte Berichte senden, die Sie problemlos in Sheets importieren können.
Zusammenfassung
Durch die Automatisierung von Dokumentworkflows in Google Workspace von Google können Sie Zeit und Geld sparen und leistungsstarke neue Funktionen freischalten. Während Sie mit Apps Script Ihre eigenen automatisierten Workflows erstellen können, finden Sie im Google Web Store viele kostenlose und kostenpflichtige Add-Ons, die die Automatisierung unterstützen. Probieren Sie einige dieser Add-Ons noch heute aus, um herauszufinden, wie die Workflow-Automatisierung dazu beitragen kann, dass alle Geschäftsprozesse reibungsloser ablaufen.
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