Microsoft Teams haben große Anstrengungen unternommen, da das Unternehmen dies als wichtige Komponente seiner Groupware-Funktionalität ansieht, sodass Benutzer ihre Bemühungen über einen sicheren zentralen Kommunikationsknoten kreativ kombinieren können.
Um dieses Ziel zu erreichen, übernimmt Teams vier wesentliche Geschäftsfunktionen und kombiniert sie zu einer einzigen einheitlichen Plattform. Dazu gehören Messaging, Besprechungskoordination, Sprach- und / oder Videoanrufe. Schließlich wird es zusammen mit anderen geschäftskritischen Tools, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens verwenden, in Microsoft Office 365 integriert.
Daher können Sie mit Einzelpersonen oder Gruppen kommunizieren, Besprechungen und Aktivitäten koordinieren, die gesamte Kommunikation aufzeichnen und an Dokumenten im gesamten Team-Workflow zusammenarbeiten.
Beginnen wir mit Teams und gehen wir genau durch, wie Sie es verwenden.
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1. Starten Sie Teams
Teams können auf einem Computer direkt über einen Browser, auf Mobilgeräten (Android und iOS) oder über Desktop-Anwendungen für PC und Mac verwendet werden.
Für dieses Tutorial verwenden wir jedoch die Browserversion. Da es die gleiche Funktionalität und das gleiche Layout wie die installierbare App enthält.
Um Teams zu verwenden, gehen Sie zu diesem Web-Standort: https://teams.microsoft.com/start
Hier werden Sie aufgefordert, sich kostenlos anzumelden. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass Sie entweder bereits über ein Microsoft-Konto verfügen oder zu diesem Zeitpunkt ein Microsoft-Konto erstellen müssen.
Wenn Sie bereits die Geschäftsversion von Microsoft Office 365 verwenden, sollten Sie Teams auch als eine der Standard-Apps im Office-Arbeitsbereich anzeigen.
Sobald Sie ein Microsoft-Konto und ein Kennwort angegeben haben, werden Sie aufgefordert, anzugeben, in welcher Umgebung Sie Teams mit den möglichen Optionen für eine Schule, Freunde und Familie oder ein Unternehmen verwenden. Jede Option passt Teams leicht an diese Profile an, aber die zugrunde liegende Technologie ist dieselbe.
Für diese Übung haben wir die Option "Für die Arbeit" als Standard ausgewählt.
Wenn ein Konto vorhanden ist und Teams für die Verwendung konfiguriert sind, bietet Ihnen die Webversion eine Desktop-App, sofern eine für das Betriebssystem auf Ihrem Computer verfügbar ist. Es ist nicht erforderlich, dies zu installieren, aber einige Benutzer sind mit installierbaren Apps, die nicht vom Browser abhängig sind, zufriedener.
Unsere erste Aufgabe ist es, unser erstes Team zu bilden. Lass uns das jetzt machen.
2. Erstellen Sie ein Team
Die Kernstruktur von Teams ist vorhersehbar das „Team“.
Um ein Team zu erstellen oder einem Team beizutreten, klicken Sie in der Seitenleiste auf den Abschnitt "Team" und beschriften Sie es unten links in der App mit der Aufschrift "Team beitreten oder Team erstellen". Wenn bereits öffentliche Teams vorhanden sind, werden diese zum Klicken angezeigt, oder Sie können einen Code eingeben, um einem privaten Team beizutreten.
In unserem Beispiel ist noch keines davon verfügbar. Wir haben nur die Möglichkeit, ein Team zu erstellen.
Für Unternehmen, die bereits über Office 365-Gruppen verfügen, können diese als schnelle Möglichkeit zum Erstellen eines Teams mit angehängten Mitgliedern verwendet werden. Wir erstellen jedoch ein Team von Grund auf neu, indem wir diese Option aus der ersten Eingabe auswählen.
Sie können dann entscheiden, ob das Team öffentlich, privat oder organisationsweit ist. Jeder kann einem öffentlichen Team beitreten, privat ist nur auf Einladung und Org-wide fügt automatisch jeden im Unternehmen hinzu.
Sie können dann entscheiden, wie das Team genannt wird, eine Beschreibung geben und bestätigen, um welchen Typ es sich handelt. Wenn Sie ein privates Team haben, von dem Sie später entscheiden, dass es öffentlich oder organisationsweit sein soll, können Sie es als Ersteller des Teams später ändern, falls Sie dies wünschen.
Damit Teams jedoch nützlich sind, müssen sie mehr als nur Ihren Namen und Ihre Details enthalten, sondern auch die der anderen Teammitglieder. Fügen wir diese als nächstes hinzu.
3. Hinzufügen von Teammitgliedern
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Personen zu Teams hinzuzufügen. Am einfachsten ist es jedoch, ihnen einen E-Mail-Link zu senden, über den sie eingetragen werden, sobald sie darauf klicken. Oder Sie können einfach ihre E-Mail-Adresse direkt in Teams hinzufügen.
Sie können auch Namen und E-Mail-Adressen aus anderen Anwendungen importieren, die diese Daten enthalten, z. B. Outlook, Personen oder ein anderes Kontakt-Repository.
Sobald einem Team einige Personen zugeordnet sind, wird es in der Teamliste angezeigt, und Sie können seine Mitglieder und alle Aktivitäten überprüfen.
Standardmäßig gibt es nur ein einziges Diskussionsthema "Allgemein". In Teams werden diese Unterabschnitte eines Teams als Kanäle bezeichnet. Jetzt fügen wir einen davon hinzu und beginnen eine Konversation.
4. Fügen Sie einen Kanal hinzu
Die für einen Kanal erforderlichen Informationen sind wie bei einem Team. Es hat einen Titel, eine Beschreibung und Sie können sagen, ob es Standard oder privat ist. Die letzte Option ist sehr nützlich, wenn Sie ein privates Gespräch mit einem anderen Teammitglied führen möchten, aber vermeiden möchten, dass andere es sehen.
Sobald der Kanal erstellt ist, können Sie Beiträge hinzufügen, Dateien laden und mit anderen im Team interagieren.
Wir haben einen Kanal namens "Urlaubsabenteuer" erstellt und dann einige Webseiten und einen kurzen Beitrag über den Kanal hinzugefügt. Jedes Mitglied mit Zugriff auf diesen Kanal kann benachrichtigt werden, wenn neue Inhalte veröffentlicht werden. Sie können auch auf Personen in Beiträgen verweisen, indem Sie ein @ und dann deren Namen eingeben.
5. Kanalgespräche
Das Chatten in einem Kanal ist kein normaler Chat, bei dem das Gesagte ausschließlich zwischen zwei Parteien stattfindet, sondern eher eine laute Diskussion in einem Großraumbüro.
In unserem Beispiel spricht Teammitglied Zen mit Mark, die Nachricht wird an Mark gesendet, aber alle anderen können die Konversation sehen. Allerdings wird nur Mark benachrichtigt, dass er im Mittelpunkt eines Kommentars steht. Dieser Ansatz ermöglicht es mehreren Personen, durch eine Nachricht benachrichtigt zu werden, und jeder kann wissen, was gesagt wurde, wenn Teams geöffnet sind oder Warnungen aktiviert sind.
Interessanterweise können Sie auch dann auf ein Channel-Posting antworten, wenn Sie nicht erwähnt werden. Vielleicht sagen Sie: "Mark ist für den Tag unterwegs, vielleicht hat er Ihr Meeting vergessen?".
6. Video-Chat-Zeit
Am unteren Rand des rechten Bedienfelds befindet sich eine Reihe von Symbolen, mit denen Konversationen umfangreichere Inhalte als nur Wörter enthalten können. Neben diesen Symbolen befindet sich das wichtigste Symbol in Meet.
Ähnlich wie bei einer Videokamera trägt das Symbol die Bezeichnung "Jetzt treffen", wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, und initiiert standardmäßig eine Besprechung mit Video.
Sobald Sie darauf geklickt haben, haben Sie die Möglichkeit, das Video zu deaktivieren, wenn Sie dies bevorzugen, und dem Meeting ein Thema zu geben. Sobald Sie diese Auswahl getroffen haben, können Sie auf "Jetzt treffen" klicken und das Meeting starten, auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt der einzige sind, der anwesend ist.
Während des Meetings sollten Sie in der Lage sein, sich selbst zu sehen und ein kleines Bedienfeld zu sehen, über das Sie den Ton stummschalten, Videos deaktivieren, Dateien an die Teilnehmer verteilen, den Chat anzeigen und auch sehen können, wer anwesend ist.
Sie können auch Ihren Desktop freigeben oder eine Whiteboard-Funktion verwenden, um ein Bild oder eine Präsentation zu kommentieren, über die Sie möglicherweise sprechen.
7. Kanäle verwalten
Wenn Sie einem Kanal beitreten und dann aus irgendeinem Grund entscheiden, dass er nichts für Sie relevantes enthält, können Sie den Kanal löschen. Beachten Sie jedoch, dass alle Gespräche, Aufzeichnungen von Besprechungen und alles andere, was mit diesem Kanal zu tun hat, gelöscht werden. Sie ändern Ihre Meinung und erhalten sie zurück.
Die einzige Ausnahme beim Löschen besteht darin, dass angehängte Dateien auch nach dem Entfernen des Kanals auf Sharepoint beibehalten werden.
Wenn Sie einen Kanal löschen, der für eine Besprechung erstellt wurde, die nicht stattgefunden hat, oder ein Projekt, das nie gestartet wurde, ist dies natürlich in Ordnung. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie Kanäle entfernen, die Sie möglicherweise irgendwann benötigen, auch wenn dies nicht sofort der Fall ist.
8. Hinzufügen weiterer Funktionen
Die von uns vorgestellte Version von Teams ist die Kernfunktionalität dieses Produkts. Abhängig von den Produkten, die Sie am Arbeitsplatz verwenden, können Sie Teams jedoch alle Arten von Funktionen und Integrationen hinzufügen.
Ein gutes Beispiel für diese Erweiterbarkeit ist, dass viele Unternehmen Office 365 mit einem Cloud-basierten Kalender ausführen und diejenigen, die dies tun, ein zusätzliches Symbol auf der linken Seite "Besprechungen" sehen. Dies ermöglicht die Planung von Besprechungen in der Zukunft und hält alle auf dem Laufenden, wenn die gerade verschoben oder anschließend abgesagt wird.
Microsoft Teams bietet auch Verbindungen zu einer Vielzahl von Business-Produkten von Drittanbietern wie KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote und vielen mehr. Wenn Sie es ernst meinen mit der Verwendung von Teams, sollten Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern darüber sprechen, welche zusätzlichen Funktionen Sie mit Microsoft Teams aktivieren können.
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