Das 1995 als WebEx gegründete Unternehmen wurde 2007 Teil von Cisco Systems und hat ein neues Corporate Branding erhalten und sein Kapital „E“ verloren.
Sie stellen eine Reihe von Videokonferenz-Tools her, darunter Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition und Webex Connect.
Heute schauen wir uns das Kernprodukt von Cisco Webex an, das Videokonferenzen entweder über eine installierbare Anwendung oder über einen Browser ermöglicht.
Lassen Sie sich von uns zum ersten Mal mit Cisco Webex vertraut machen und erläutern Sie die wichtigen Funktionen, die Sie verstehen müssen, um das Beste daraus zu machen.
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1. Holen Sie sich Cisco Webex
Eine Sache, die Webex fast einzigartig macht, ist, dass Sie nicht gezwungen sind, eine Clientanwendung zu installieren, um sie zu verwenden, selbst wenn Sie eine Videokonferenz veranstalten.
Es gibt spezielle Webex-Anwendungen für iOS- (Apple) und Android-Geräte. In diesem Tutorial wird jedoch die Verwendung von Cisco Webex von einem Computer aus beschrieben.
Um loszulegen, klicken Sie hier: https://www.webex.com/
Auf der Webseite können Sie an einem vorhandenen Meeting teilnehmen, das von einem anderen gehostet wird, oder sich anmelden, damit Sie selbst eines veranstalten können. Wenn Sie eines dieser Dinge tun, hat dies keine Auswirkungen auf die Kosten. Sie können es also gerne erkunden.
Wenn Sie an den Kosten für die Nutzung von Cisco Webex für Unternehmen interessiert sind, klicken Sie im oberen Menü auf die Option "Pläne und Preise", in der die verschiedenen Optionen und die damit verbundenen Kosten aufgeführt sind.
Die kostenlose Version kann Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmern abwickeln, beschränkt die Besprechung jedoch auf 40 Minuten.
Wer längere Meetings und mehr Teilnehmer möchte, benötigt ein monatliches Abonnement, kann aber auch die Interaktionen und die bessere Unterstützung aufzeichnen.
In diesem Beispiel verwenden wir jedoch die kostenlose Version und klicken, um sich anzumelden.
2. Melden Sie sich an
Die erste Information, die Cisco verlangt, ist Ihre E-Mail-Adresse. Wie bereits erwähnt, müssen Sie dies nicht tun, wenn jemand anderes das Meeting ausrichtet.
Nach einer E-Mail-Adresse müssen Sie angeben, wo auf der Welt Sie sich befinden, und einen Namen angeben, da dies Auswirkungen auf diejenigen hat, die möglicherweise telefonisch an der Besprechung teilnehmen.
Mit diesen Daten sendet Cisco Ihnen eine E-Mail, um zu bestätigen, dass Ihr Konto Ihnen gehört.
In dieser E-Mail befinden sich die Cisco Webex-Adresse für Ihre Besprechungen und ein Link, über den Sie ein Kennwort festlegen können. Wir empfehlen, dass Sie sofort ein Kennwort konfigurieren, um zu vermeiden, dass andere Personen Ihren Besprechungsraum kontrollieren.
Nach all dem können Sie Ihren persönlichen Raum betreten und anpassen.
3. Persönliches Zimmer
Im persönlichen Raum können Sie Besprechungen starten oder planen. Außerdem wird der Link angezeigt, den Sie anderen senden müssen, wenn Sie möchten, dass sie mitkommen.
Unsere erste Aufgabe ist es, anzupassen, wie Sie anderen erscheinen, indem Sie auf den Kreis klicken, in dem sich Ihre Initialen befinden. Durch Klicken auf wird das Wort "Ändern" angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, können Sie ein Bild hochladen, das Sie darstellt.
Das Bild kann bis zu 720 x 720 Pixel groß sein. Dieser Maßstab ist viel kleiner als ein typisches Bild von einem Telefon. Daher möchten Sie möglicherweise ein Bild mit einem Tool mit Größenänderungsfunktion wie Microsoft Paint vorbereiten.
Sobald wir ein geeignetes Bild konfiguriert haben, können wir ein Meeting starten.
Wir müssen uns nur entscheiden, ob das Hosting des Meetings die Weboberfläche oder die Desktop-Anwendung verwendet.
4. Web oder Desktop
Wenn Sie nur eine Besprechung abhalten möchten, funktioniert die Webversion von Webex einwandfrei. Für diejenigen, die regelmäßig digitale Konferenzen abhalten möchten, bietet die Desktop-Anwendung einige Vorteile.
Diejenigen, die die Desktop-App nicht installiert haben, werden aufgefordert, sie herunterzuladen, wenn sie "Desktop-App verwenden" auswählen. Sie befindet sich noch nicht auf dem Computer.
Die ausführbare Installationsdatei ist relativ klein und sollte bei einer guten Breitbandverbindung in höchstens wenigen Minuten vollständig heruntergeladen werden.
Sobald die Anwendung installiert ist, können Sie mit dem Starten Ihres Meetings fortfahren.
5. Bereiten Sie sich auf den Host vor
Beim Start wird die Webex Meetings-Anwendung angezeigt. Wenn Sie eine aktive Kamera haben, wird diese Ansicht angezeigt.
Dieses Vorschaumodell bietet eine hervorragende Möglichkeit, die Kamera neu zu positionieren, Ihre Haare zu kämmen und alles zu tun, was Sie für erforderlich halten, um Ihren Kollegen den richtigen Eindruck zu vermitteln.
Auf dem Bedienfeld befinden sich zwei Symbole, mit denen Video und Audio ein- und ausgeschaltet werden können. In unserem Bild sind die Symbole schwarz, was zeigt, dass beide aktiv sind. Wenn das Symbol rot ist und ein X aufweist, bedeutet dies, dass es stummgeschaltet oder deaktiviert ist.
Sie haben die Wahl, aber es ist oft nützlich, mit beiden deaktivierten zu beginnen und sie dann zu aktivieren, wenn Ihre Teilnehmer ankommen.
Im untersten Teil des Bedienfelds befinden sich dann Menüs, mit denen Sie die Ton-, Video- und anderen Einstellungen für das Hosting konfigurieren können. Diese sind nützlich, wenn Sie ein anderes Mikrofon als das in der Kamera verwenden möchten oder über dedizierte Konferenzhardware verfügen.
Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Besprechung starten".
6. Raumverwaltung
Als Gastgeber können Sie den Besprechungsraum auf die gleiche Weise wie den Vorsitzenden steuern und bestimmen, wer wann sprechen darf.
In dieser Anwendung können Sie jedoch viele andere Dinge über die Symbolleiste unten und die Teilnehmerliste rechts steuern. Wenn diese Liste nicht standardmäßig angezeigt wird, können Sie sie öffnen, indem Sie auf das vierte Symbol klicken, das eine Person mit einem Stapel Papier rechts davon anzeigt.
Die Liste ist am nützlichsten, um zu sehen, wer angekommen ist, um ihre Audiodaten zu steuern und um sie einzeln zu benachrichtigen.
Symbole unten steuern Audio, Video, ermöglichen das Teilen, zeichnen die Besprechung auf, öffnen die Teilnehmerliste, öffnen den Chat, greifen auf Einstellungen zu und beenden schließlich die Besprechung.
Einige der Symbole sind Umschalter, z. B. für die Audio-Stummschaltung, und andere wie Einstellungen generieren ein Menü.
Nützliche Funktionen des Einstellungsmenüs sind das Einladen weiterer Personen, falls Sie feststellen, dass Sie eine kritische Person vergessen haben, und sogar das Sperren eines Meetings für den Eintritt, sobald es beginnt.
Zusätzlich zu diesen Steuerelementen bieten Pulldown-Menüs oben noch mehr Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, das Hosting an einen anderen Benutzer zu übergeben, Transkripte freizugeben usw. Es lohnt sich, sich mit diesen Menüs vertraut zu machen, wenn Sie eine Funktion benötigen, die Sie können. t anderswo sehen.
7. Teilen
Der Freigabemechanismus in Webex bietet mehrere praktische Optionen, und es lohnt sich zu verstehen, was er kann.
Wenn Sie auf das Symbol für den Freigabeinhalt klicken, das sich an dritter Stelle von links befindet, wird ein großes Fenster angezeigt, in dem nur einige der möglichen Freigabemöglichkeiten angezeigt werden. Dazu gehören Dateien, Browser, Einstellungen und alle Anwendungen, die derzeit auf dem Hostsystem ausgeführt werden.
Sie können dieses Menü auch verwenden, um Anwendungen zu starten und deren Ansicht für die Teilnehmer der Besprechung freizugeben. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie andere in der Verwendung der Software schulen oder mehrere Anwendungen in Kombination verwenden.
Wenn Sie den Bildschirm auf diese Weise freigeben, wird die normale Webex-Oberfläche durch eine ersetzt, die sich oben in der Mitte des Bildschirms befindet. Um zur Standardschnittstelle zurückzukehren, klicken Sie auf die große Schaltfläche links unter "Freigabe beenden".
Diese Freigabeoberfläche verfügt über viele der gleichen Symbole wie normal, jedoch einige zusätzliche, mit denen Sie Anmerkungen zum Bild erstellen können.
8. Leute einladen
Wie bereits erwähnt, können Sie im Einstellungsmenü einen Teilnehmer einladen, während das Meeting läuft.
Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein einfaches Fenster geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer eingeben können. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail oder eine Erinnerung mit einem Link, über den Sie sie in den Raum bringen können.
Wenn Sie einen anderen Mechanismus verwenden möchten, um denselben Klick auf ein blaues Kreissymbol mit einem "i" zu erzielen, befindet sich das Symbol oben links direkt unter der Beschriftung des Dateimenüs.
Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem die URL des Raums, eine Besprechungsnummer, die an die Teilnehmer verteilt werden kann, und eine Videoadresse angezeigt werden. Wenn Sie ein Abonnementkonto haben, verfügt es möglicherweise auch über die lokale Telefonnummer, unter der Sie telefonisch an der Besprechung teilnehmen können.
Sie können diese Informationen in die Zwischenablage kopieren und dann in alle Dokumente, Nachrichten oder E-Mails einfügen, die Sie verwenden möchten, um die Leute dazu zu bringen, mitzukommen.
Beenden Sie Ihr Meeting
Alle guten Dinge gehen zu Ende, und schließlich müssen Sie dieses Treffen beenden.
Der Mechanismus hierfür ist das rote Kreissymbol mit einem X in der Mitte. Wenn Sie als Host darauf klicken und "Meeting beenden" auswählen, wird das Hosting beendet und alle Teilnehmer, die noch mit verbunden sind, werden getrennt.
Wenn Sie möchten, dass das Meeting ohne Sie fortgesetzt wird, muss die Hosting-Rolle an einen anderen übergeben werden. Anschließend können Sie "Meeting verlassen" auswählen und fortfahren, ohne dass alle Benutzer getrennt werden.
Planen Sie ein weiteres Meeting
Nach einem erfolgreichen oder anderweitigen Treffen ist zwangsläufig ein anderes erforderlich.
Der beste Ort, um dies zu organisieren, ist der Personenraum im Menü "Besprechungen".
Wenn Sie diesen Organizer ausfüllen, können Sie angeben, wann die Besprechung stattfinden soll, den Betreff, das Kennwort (falls erforderlich) und eine vollständige Liste der Teilnehmer eingeben, die Sie informieren müssen.
Wenn es sich um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, können Sie dies auch einrichten, sodass Sie diesen Vorgang nicht ständig wiederholen müssen.
Sobald Sie diese Seite beherrschen, können Sie auf die erweiterten Optionen zugreifen, in denen Sie Teilnehmerrechte vordefinieren, eine Agenda erstellen und sogar einen Registrierungsprozess definieren können.
Die Anzahl der Optionen mag anfangs überwältigend erscheinen, aber sobald Sie ein oder zwei Meetings veranstaltet haben, sind einige davon sehr nützlich, um ein Meeting mit einem Minimum an Konfiguration im Voraus zum Laufen zu bringen.
Wir hoffen, dass diese Whistle-Stop-Tour durch die Grundfunktionen von Cisco Webex für Sie hilfreich war.
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