Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre geschäftlichen E-Mails zu verbessern, sind Sie nicht allein. Fachleute haben regelmäßig Probleme mit dem Schreiben von E-Mails und nennen Klarheit, Präzision und Geschwindigkeit als große Hürden.
Das Erstellen der perfekten geschäftlichen E-Mail muss nicht kompliziert sein, und Sie benötigen sicherlich keinen Doktortitel in Literatur, um klare und überzeugende E-Mails zu schreiben. Ein paar einfache Tipps und Tricks können Ihnen helfen, effektiver zu kommunizieren und weniger Zeit damit zu verbringen.
Wenn Sie es noch nicht getan haben, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten E-Mail-Dienste. Alle diese Tipps sind einfacher zu implementieren, sobald Sie einen E-Mail-Client gefunden haben, der für Sie bequem und einfach zu verwenden ist.
1. Verwenden Sie die Textformatierung zu Ihrem Vorteil.
Fast alle modernen E-Mails werden in HTML gesendet. Dies bedeutet, dass Sie die Formatierung nutzen können, um die Betonung zu erhöhen oder Klarheit zu schaffen. Selektive Verwendung von Fett gedrucktUnterstrichener und kursiver Text kann Wichtigkeit, Dringlichkeit und Relevanz vermitteln.
Wenn Sie die Formatierung verwenden, um auf wichtige Konzepte aufmerksam zu machen, wird Ihre E-Mail-Adresse angezeigt leichter zu lesenund vermitteln weitere Informationen auf einen Blick. Wenn man bedenkt, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter mehr als 80 E-Mails pro Tag erhält, wird dies dazu beitragen, dass Sie sich als klar und leicht verständlich herausstellen.
Verwenden Sie niemals GROSSBUCHSTABEN, um einen Punkt hervorzuheben. Leute finden es abstoßend und sogar unhöflich.
2. Fügen Sie Hyperlinks wie ein Profi hinzu
Es ist sehr praktisch, wenn jemand ein Dokument oder eine Website erwähnt. Sie müssen lediglich auf das betreffende Keyword klicken, um die Quelle selbst zu überprüfen. Hyperlinks sind eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mails professioneller aussehen zu lassen, und werden von Ihren Lesern sehr geschätzt.
Dies ist auch ein weiterer Grund, warum es wichtig ist, sich für ein gutes E-Mail-Programm zu entscheiden, obwohl die meisten webbasierten Programme wie Google Mail heutzutage problemlos mit Links umgehen können. Obwohl es von Anwendung zu Anwendung unterschiedlich ist, ist Strg + K (Cmd + K für Mac) ein fast universeller Hotkey zum Hinzufügen eines Hyperlinks. Wenn dies nicht funktioniert, lesen Sie einfach das Hilfemenü Ihrer Anwendung, um Anweisungen zu erhalten.
3. Vermeiden Sie ungewöhnliche oder unprofessionelle Schriftarten
Ja, dazu gehört auch Comic Sans. Halten Sie sich bei der Auswahl einer Schriftart für Ihre professionellen E-Mails an die Klassiker. Arial und Calibri zum Beispiel sind leicht zu lesen, sofort vertraut und für Geschäftsumgebungen gut geeignet. Verwenden Sie für maximale Lesbarkeit durchgehend dieselbe Schriftart.
4. Nehmen Sie sich Zeit, um eine professionelle Signatur zu erstellen
Einige Unternehmen haben Richtlinien, was in Ihre Unterschrift aufgenommen werden soll (oder nicht). Wenn nicht, haben Sie freien Speicherplatz, um ein professionelles Image aufzubauen.
Das Hinzufügen Ihres Firmenlogos kann einen großen Beitrag zur Schaffung eines polierten Looks leisten. Moderne E-Mail-Anwendungen sollten es Ihnen ermöglichen, Ihr Logo zu zentrieren und Text darunter zu schreiben oder das Logo links und rechts auszurichten. In jedem Fall sehen Ihre E-Mails sofort professioneller aus und die Leser können Sie leichter mit Ihrem Unternehmen verbinden.
Wenn es um eine E-Mail-Signatur geht, ist weniger mehr. Halten Sie sich an die Grundlagen: Ihren Namen und Ihre Position, Ihre Telefonnummer und gegebenenfalls einfache Symbole für soziale Medien. Marken wie Twitter, Facebook und Instagram verfügen über Ressourcenseiten mit Symbolen, die Sie zu Ihrer Signatur hinzufügen können und die mit Ihren Profilen verknüpft sind.
Alternativ gibt es eine Vielzahl von Signaturgeneratoren wie WiseStamp, mit denen Sie innerhalb von Minuten eine professionelle Signatur erstellen können.
5. Korrekturlesen Sie Ihre E-Mails
Dies kann eine schwierige Angewohnheit sein, insbesondere für diejenigen von uns, die 30 oder 40 E-Mails pro Tag schreiben, aber es wird einen signifikanten Unterschied darin machen, wie gut Sie kommunizieren. Rechtschreibfehler, Tippfehler und falsche Grammatik lassen Ihre E-Mails (und Sie im weiteren Sinne) weniger professionell erscheinen.
Zögern Sie nicht, sich eine gute Grammatik und Schreibhilfe anzuschauen. Grammatik ist zum Beispiel eine Browser-Erweiterung, die viele hilfreich finden, um solche Fehler zu erkennen. Achten Sie jedoch darauf, sich nicht nur auf automatische Schreibhilfen zu verlassen. Sie sollten Ihre E-Mail weiterhin von Anfang bis Ende Korrektur lesen.
6. Vermeiden Sie Flusen und Füllstoffe
Wie Sie haben die meisten Menschen einen endlosen Fluss eingehender E-Mails. Abgesehen von einer einfachen Anrede und einem höflichen Schließen, halten Sie die Dinge so direkt und einfach wie möglich. Achten Sie besonders auf Wiederholungen, Folgesätze und Füllstoffe.
Das Schreiben einer E-Mail ist nicht wie das Sprechen: Der Text bleibt auf dem Bildschirm und ist für Ihre Leser jederzeit zugänglich. Es ist nicht erforderlich, etwas mehr als einmal zu erwähnen oder mehrfach auf dasselbe Produkt oder Konzept zu verweisen.
Wie besprochen, unter Verwendung von Formatierung Für Hervorhebungen und Hyperlinks zu Referenzdokumenten können Sie Ihren Text erheblich vereinfachen, um eine effektivere E-Mail zu erhalten.
Zusammenfassung
Das Schreiben großartiger geschäftlicher E-Mails sollte nicht stressig oder zeitaufwändig sein, obwohl es Übung erfordert. Mit diesen sechs einfachen Tipps können Sie E-Mails erstellen, die klarer und leichter zu lesen und zu verstehen sind und ein professionelleres Erscheinungsbild haben.
Das sichere und zeitnahe Erstellen professioneller E-Mails ist eine Fähigkeit, die wie jede andere erlernt und verbessert werden kann. Es sind viele Ressourcen online verfügbar, einschließlich kostenloser E-Mail-Vorlagen, die als Inspiration dienen und die Aufgabe erleichtern können.
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