Das Leben in einer virtuellen Welt muss jetzt nicht so eng sein. Zwar isolieren sich viele von uns selbst und arbeiten mit einem Business-Laptop und einem Zoom-Chat an der Arbeit. Es gibt jedoch Möglichkeiten, eine virtuelle Veranstaltung für ein Geschäftstreffen, eine Videokonferenz, eine Produktdemonstration oder sogar eine vollwertige Veranstaltung abzuhalten Auftaktparty. Als Unternehmensleiter müssen wir uns nicht fragen, ob die Teilnehmer die Veranstaltung verlassen oder gar nicht teilnehmen, weil es bessere Möglichkeiten gibt.
Glücklicherweise gelten viele der Prinzipien und Konzepte einer realen persönlichen Veranstaltung immer noch für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung - bis hin zu den Snacks und dem Kaffee und der Zeit zum Kennenlernen. Es ist eine gute Idee, ein echtes Ereignis so gut wie möglich nachzuahmen, damit sich die Menschen wohl fühlen und teilnehmen können. Außerdem bleiben sie bei dem Ereignis und brechen nicht plötzlich ab.
Obwohl es einige technische Hürden gibt, ist es dennoch möglich, auf eine Weise mit den Massen in Kontakt zu treten, die effektiv und produktiv ist und zu demselben Erfolg führt. Der wichtigste Teil davon ist die Absicht, zu erkennen, dass die Menschen über die weltweite Pandemie besorgt und gestresst sind und dass viele Dinge um ihre Aufmerksamkeit konkurrieren. Wenn es eine optimierte Herangehensweise an die Veranstaltung, eine konsistente Kommunikation und zusätzliche Vorteile gibt, werden Sie feststellen, dass die Menschen genauso interessiert und gefangen sind.
1. Kommunizieren Sie darüber, was Sie erwartet
Einer der wichtigsten Schritte für jedes Ereignis ist eine Übertragung aus der realen Welt. Je mehr Sie darüber kommunizieren können, was Sie erwartet - mithilfe einer Agenda, einer Website mit mehr Details, E-Mails mit Aktualisierungen des Zeitplans und Fotos der Gesprächspartner - desto besser. Dies greift das grundlegende menschliche Bedürfnis auf, über jedes Ereignis „Bescheid zu wissen“.
Es hilft den Teilnehmern auch zu wissen, ob die Veranstaltung sehr strukturiert und lohnenswert sein wird, auch wenn sie für sie „erforderlich“ ist. (Vermeiden Sie den Fehler zu glauben, dass ein erforderliches Ereignis automatisch den Erfolg garantiert.) Ein virtuelles Ereignis wird bereits durch die Tatsache behindert, dass ein Teilnehmer möglicherweise ein Smartphone neben sich hat oder sogar einen Heimfernseher und eine Videospielkonsole. Wenn sie wissen, dass es detaillierte Diskussionen und Entscheidungen geben wird, legen sie das Telefon beiseite.
2. Verwenden Sie die Facebook-Ereignisfunktionen
Die Verwendung der Facebook-Eventfunktionen ist fast magisch. Für den Anfang, in einer virtuellen Umgebung, in der jeder auf einem Laptop sitzt und Zoom verwendet, um daran teilzunehmen, sind die Veranstaltungsfunktionen in den sozialen Medien Gold wert. Sie lassen alles offizieller erscheinen. Die Veranstaltungsfunktionen bieten jedoch noch viel mehr.
Da wir heutzutage alle abgelenkt sind und über mehrere Verbindungsoptionen verfügen, senden die Ereignisfunktionen Benachrichtigungen als Erinnerung und verfolgen, wer tatsächlich anwesend ist und wer ausfällt. Diese Daten können Ihnen bei jedem Meeting helfen. Sobald Sie eine Veranstaltung abgehalten haben, können Sie den Erfolg verfolgen und diejenigen kontaktieren, die direkt übersprungen haben. Und unterschätzen Sie nicht den Wert des Gruppenzwangs. Die Veranstaltungsfunktionen zeigen die potenziellen Teilnehmer, die sich bereit erklärt haben, an der Veranstaltung teilzunehmen.
3. Planen Sie eine spontane Diskussion
Eine weitere Lektion, die aus realen Ereignissen gelernt wurde, besteht darin, spontane Diskussionen zu ermöglichen. Es besteht die Versuchung, sofort zur Sache zu kommen und direkt in die Tagesordnung einzusteigen. Vermeiden Sie dieses Szenario. Wir sprechen wieder von abgelenkten Menschen, die an einem Laptop teilnehmen. Die meisten von uns brauchen eine gewisse Zeit, um sich an die Seltsamkeit der Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung anzupassen, und wir möchten diejenigen kennenlernen, die nicht strukturiert anwesend sind.
Warten Sie mindestens 10 Minuten, bis die Leute auf dem Laufenden sind, über das Wetter plaudern und sich sogar mit persönlichen Themen befassen. Niemand nimmt gerne an einem Meeting teil, bei dem es eine kalte, sterile Agenda und einen Hauptgesprächskopf gibt. Selbst in der realen Welt sind dies Ereignisse, die Menschen überspringen, sobald sie beginnen.
4. Machen Sie dreimal so viel Werbung
Um sicherzustellen, dass eine virtuelle Veranstaltung erfolgreich ist, ist es wichtig, die Teilnehmer mehrmals daran zu erinnern. Angenommen, die Leute sind extrem abgelenkt, sodass Sie die Veranstaltung mindestens dreimal so oft bewerben müssen. Dies kann das Senden von E-Mails, Textnachrichten, Chat-Nachrichten in sozialen Medien und andere Einladungen umfassen, die über das hinausgehen, was Sie normalerweise jemals tun würden. Wenn Sie verstehen, wie Menschen digitale Kommunikation nutzen - das heißt, sie scrollen schnell an Dingen vorbei -, müssen Sie übermäßig mit ihnen kommunizieren und versuchen, ihr Interesse und ihre Aufmerksamkeit zu wecken.
Ein Tipp hier ist, den Erfolg aller Einladungen für jede Veranstaltung zu verfolgen. Wenn Sie E-Mails senden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool verwenden, mit dem Sie nachverfolgen können, ob potenzielle Teilnehmer die Nachricht geöffnet und gelesen haben. Wenn Sie in sozialen Medien posten, verfolgen Sie die Likes und Shares. Dies hilft Ihnen dabei, bewusst zu bleiben, wie oft Sie über das Ereignis kommunizieren und was in der Vergangenheit funktioniert hat oder nicht.
5. Ermutigen Sie zur Snack- und Kaffeezeit
Erraten Sie, was? Ein Grund, warum wir an echten persönlichen Treffen teilnehmen, sind die kostenlosen Snacks. Es liegt in der menschlichen Natur. In einer virtuellen Umgebung kann dies eine Herausforderung sein, aber nicht unmöglich. Wenn Sie in wenigen Wochen ein Unternehmenstreffen abhalten möchten und möchten, dass alle daran teilnehmen, bieten Sie ähnliche Anreize an. Auf der Eventmanagement-Website EventBrite können Sie beispielsweise eine Registrierungsseite für Ihre Mitarbeiter erstellen. Wenn sie es ausfüllen und während der Anmeldung auf die richtigen Optionen klicken, bieten Sie einen Gutscheincode für eine kostenlose UberEats-Lieferung oder einen kostenlosen Bagel in einem lokalen Restaurant an - geliefert für das Meeting.
Angenommen, Sie planen eine neue Produkteinführung. Senden Sie jedem Teilnehmer einen kostenlosen Code für einen Kaffee bei Starbucks, den er für das Meeting verwenden kann. Dieses Konzept scheint altmodisch zu sein, und Mitarbeiter oder Teilnehmer verwenden möglicherweise nur den Code und nehmen nicht an der Besprechung teil, aber es ist zumindest ein Versuch, einen realen Anreiz nachzuahmen, der tatsächlich funktioniert.
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