Die meisten Unternehmen und Einzelpersonen, die online Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen und zusammenarbeiten, sind mit Microsoft Office vertraut, aber viele Menschen sind sich der zahlreichen zeitsparenden Funktionen dieser leistungsstarken Office-Suite noch nicht bewusst.
In diesem Artikel werden 18 zeitsparende Tipps vorgestellt, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter die Microsoft Office-Suite optimal nutzen können, unabhängig davon, ob Sie Microsoft 365 oder Microsoft Office 2022-2023 verwenden. Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen werden großartig aussehen und Sie werden sie in der Hälfte der Zeit fertigstellen.
Bei richtiger Anwendung können diese versteckten Funktionen die Produktivität der Mitarbeiter erheblich steigern, Zeit und Geld sparen und ihnen ein angenehmeres Arbeitserlebnis bieten.
Wenn Sie nach einer günstigeren Möglichkeit suchen, umfangreiche Dokumente, leistungsstarke Tabellenkalkulationen und ansprechende Präsentationen zu erstellen, lesen Sie unsere Liste der kostenlosen Office-Software.
So machen Sie das Beste aus Microsoft Office: Vorbereitung
Microsoft Office wird ständig um neue Funktionen erweitert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über die aktuellste Version der Software verfügen. Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement haben, können Sie Ihre Apps über die Microsoft Autoupdate-App aktualisieren oder sie einfach automatisch aktualisieren lassen. Andernfalls müssen Sie beim Kauf einer eigenständigen Version von Microsoft Office möglicherweise ein Upgrade durchführen, um auf einige der unten aufgeführten Funktionen zugreifen zu können.
Tipp 1: Änderungen automatisch mit OneDrive speichern
OneDrive ist der Cloud-Speicherdienst von Microsoft Office und steht zur Verfügung, unabhängig davon, ob Sie ein Microsoft 365-Abonnement haben oder nicht. Mit OneDrive können Sie nicht nur überall und jederzeit auf alle Ihre Dateien zugreifen, sondern auch OneDrive mit Ihrer Microsoft Office-Software verbinden, um die automatische Speicherfunktion zu nutzen.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Änderungen in Echtzeit in der Cloud aktualisiert. Außerdem speichert OneDrive mehrere Versionen Ihrer Dokumente, sodass Sie diese bei Bedarf problemlos vergleichen und auf eine frühere Version zurücksetzen können. Jeder, der jemals eine Stunde Arbeit durch einen Computerfehler oder einen Stromausfall verloren hat, weiß, wie viel Zeit diese Funktion spart. Um ältere Versionen in Microsoft 365 zu finden, klicken Sie auf Datei> Info> Versionsverlauf.
Tipp 2: Lernen Sie Suite-weite Verknüpfungen
Einer der größten Vorteile von Microsoft Office besteht darin, wie konsistent die Benutzererfahrung in den verschiedenen Apps ist. Dies bedeutet, dass die meisten Tastaturkürzel in Word, Excel und PowerPoint auf dieselbe Weise funktionieren. Das Erlernen dieser Befehle kann die Produktivität erheblich beschleunigen. Strg + S (⌘S) zum Speichern, Strg + P (⌘P) zum Drucken und noch dunkelere Befehle wie Strg + D (⌘D) für den Schriftdialog funktionieren in der gesamten Suite.
Ein guter Produktivitätstipp besteht darin, den Mitarbeitern eine Liste gängiger Verknüpfungen zur Verfügung zu stellen, auf die sie bei Bedarf verweisen können, bis sie zur zweiten Natur werden.
Tipp 3: Verwenden Sie die Tell Me-Funktion (Word).
Die Funktion "Sagen Sie mir" (was Sie tun möchten) wurde zu Microsoft Office 2016 hinzugefügt. Sobald Sie jedoch die Verwendung gelernt haben, ist dies ein Glücksfall. Möchten Sie den Stil ändern? Geben Sie "Style" ein. Ein Foto zuschneiden? Geben Sie "Crop" ein. Fügen Sie eine Tabelle ein, fügen Sie einen Kommentar hinzu, ändern Sie das Layout, aktualisieren Sie das Design, lesen Sie Text vor - fast alle Office-Funktionen können über dieses Menü schnell und einfach aufgerufen werden nur ein oder zwei Wörter.
Microsoft 365 aktualisiert jedoch ständig seine Funktionen, und dies ist in den neueren Versionen möglicherweise nicht vorhanden.
Tipp 4: Teilen Sie Dokumente schnell mit der Schaltfläche Teilen
Die Freigabeschaltfläche befindet sich in der oberen rechten Ecke der App und kann zum schnellen Freigeben eines Dokuments über OneDrive, E-Mail, AirDrop (nur Mac) und andere Dienste von Drittanbietern verwendet werden. Anstatt Ihren E-Mail-Client zu öffnen und nach einer Datei zu suchen („Wo habe ich diese erneut gespeichert?“), Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Freigeben und wählen Sie Ihre Empfänger aus.
Tipp 5: Suchen und Ersetzen
Wenn Sie ein Wort oder eine Wortgruppe im gesamten Dokument ändern müssen, können Sie dies schnell mit der Funktion Suchen und Ersetzen tun. Drücken Sie einfach Strg + Umschalt + H (⌘⇧H) und der Dialog Suchen & Ersetzen wird angezeigt. Geben Sie den Text, den Sie ändern möchten, in das Feld Suchen und den Ersatz in das Feld Ersetzen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Office durchsucht das Dokument und nimmt bei Bedarf Änderungen vor.
Sie können auch durch nichts ersetzen (lassen Sie das Feld Ersetzen leer), um mehrere Instanzen eines Wortes zu löschen.
Tipp 6: Erweitertes Suchen und Ersetzen
Dieses leistungsstarke Tool bietet mehr als das, was man sich vorstellen kann. Durch Klicken auf die Schaltfläche unten links im Dialogfeld können Sie auf erweiterte Funktionen zugreifen, um den Schriftstil, die Absatzeinstellungen und mehr von jedem benötigten Text sofort zu ändern.
Zum Beispiel können Sie alle finden Fett gedruckt Text und machen Sie die Schrift rot, oder wählen Sie den gesamten Text in einer bestimmten Sprache aus und machen Sie ihn kursiv. Verwenden Sie diese Option immer dann, wenn Sie umfassende Änderungen an bestimmten Textstilen vornehmen müssen.
Tipp 7: Optimieren und verwenden Sie Stile für gut aussehende Dokumente
Es ist überraschend, wie viele Benutzer Microsoft Office täglich verwenden, Styles jedoch nicht nutzen, um ihre Dokumente zu optimieren und das Schreiben zu beschleunigen. Stile finden Sie auf der Registerkarte Startseite und ermöglichen es Ihnen, vorgefertigte Schriftarteinstellungen im laufenden Betrieb anzuwenden. Sie können diese Stile auch an Ihre Anforderungen und Ihr Dokument anpassen. Stile werden automatisch aktualisiert, wenn Sie auch Themen ändern, sodass Sie das Erscheinungsbild eines gesamten Dokuments im Handumdrehen leicht ändern können.
Tipp 8: Kopieren Sie mehrere Elemente mit Spike und fügen Sie sie ein
Mit dieser praktischen Funktion können Sie mehrere Elemente kopieren und alle gleichzeitig einfügen. Wählen Sie einfach den ersten Textblock aus, drücken Sie Strg + F3 oder ⌘F3 und fahren Sie mit dem nächsten fort. Jedes Mal, wenn Sie Strg oder Befehl + F3 drücken, wird der Text gespeichert und so weiter. Wenn Sie bereit sind, alles einzufügen, geben Sie Strg + Umschalt + F3 oder ⌘⇧F3 ein. Sie können auch "spike" (Kleinbuchstaben) eingeben und die Eingabetaste drücken. Der gespeicherte Text bleibt im Speicher, um ein anderes Mal verwendet zu werden.
Tipp 9: Formatieren kopieren und einfügen
Optimieren Sie die Formatierung schnell über Textblöcke hinweg, indem Sie Strg + Umschalt + C (⌘⇧C) drücken, um die Formatierung (Schrift- und Absatzstil, Farben, Ausrichtung usw.) zu kopieren, und Strg + Umschalt + V (⌘⇧V), um die Formatierung einzufügen Formatierung auf ausgewählten Text.
Tipp 10: Personalisieren Sie Ihre Office-Bänder
Wenn Sie häufig nach bestimmten Funktionen in Menüs oder Erweiterungen suchen, zögern Sie nicht, diese vorne und mittig in Ihr Farbband einzufügen. Sie können dies unter Einstellungen> Multifunktionsleiste und Symbolleiste oder unter Datei> Optionen> Multifunktionsleiste anpassen tun. Sie werden überrascht sein, wie viele Funktionen Sie Ihrem Menüband für den schnellen Zugriff hinzufügen können. Sie können die Multifunktionsleiste auch ausblenden, um mehr Platz zu haben, indem Sie einmal auf die geöffnete Registerkarte klicken, zu Ansicht> Multifunktionsleiste gehen oder Strg + F1 (⌥⇧R) eingeben.
Tipp 11: Klicken Sie dreimal, um einen Absatz auszuwählen
Die meisten Menschen wissen, dass Sie auf ein Wort doppelklicken können, um es auszuwählen. Sie können auch dreimal auf ein Wort klicken, um den gesamten Absatz auszuwählen. Dies ist sehr praktisch, um beim Bearbeiten große Textblöcke zu verschieben.
Tipp 12: Passen Sie die automatische Korrektur an Ihre Bedürfnisse an
Es ist eine häufige Beschwerde, dass Microsoft Office den Text während der Eingabe ändert, auch wenn Sie sich sicher sind, was Sie meinen. Sie können diese Einstellungen unter Extras> AutoKorrekturoptionen anpassen. Sie können alle herausnehmen, die Sie stören, oder Wörter hinzufügen, die Sie häufig falsch eingeben. Sie können sogar Symbole hinzufügen, z. B. (c) durch © ersetzen.
Tipp 13: Vergleichen Sie Dokumente nebeneinander (nur Windows)
Natürlich können Sie auch separate Fenster öffnen und nebeneinander platzieren, aber die Side-by-Side-Funktion von Microsoft Office geht mit dem synchronisierten Scrollen noch einen Schritt weiter. Dies spart viel Zeit beim Vergleichen und Bearbeiten von Versionen langer Dokumente.
Tipp 14: Zeigen Sie zwei verschiedene Teile desselben Dokuments mit der geteilten Ansicht an
Dies ist ein fantastisches Tool, wenn Sie Änderungen an einem Teil eines Dokuments vornehmen müssen, während Sie auf einen anderen Abschnitt verweisen (z. B. beim Schreiben einer Einführung oder eines Abschlusses). Gehen Sie einfach zum Menüband Ansicht und wählen Sie Ansicht teilen. Sie können in jedem Fenster unabhängig voneinander zu verschiedenen Abschnitten scrollen und in einem der beiden Änderungen vornehmen.
Tipp 15: Kopieren und Einfügen wie ein Profi
So gut wie jeder weiß, wie man einen Textblock kopiert und einfügt, aber wussten Sie, dass Sie Text schnell ohne Formatierung oder als Bild oder PDF direkt in Ihr Dokument einfügen können? Geben Sie einfach Strg + Alt + V (⌘⌃V) ein und Sie erhalten einen Dialog mit Optionen.
In Word können Sie diesen Dialog verwenden, um Text ohne Formatierung einzufügen, während Sie in Excel nur Werte, Formatierungen oder Kommentare einfügen können, alles außer Rahmen, und sogar Summen im laufenden Betrieb hinzufügen, subtrahieren, multiplizieren und teilen können.
Tipp 16: Passen Sie Ihr Kontextmenü an
Sie können Funktionen, die Sie häufig verwenden, zur Symbolleiste für den Schnellzugriff im Kontextmenü einer App ganz oben im Dokument hinzufügen. Standardmäßig werden Befehle wie Speichern, Drucken und Rückgängig angezeigt, aber Sie können hier fast alles hinzufügen. Klicken Sie einfach auf den Pfeil rechts, um die gewünschten Befehle hinzuzufügen.
Tipp 17: Formen zusammenführen (Powerpoint)
Sie können verschiedene einfache Formen kombinieren, um komplexere Formen zu erstellen, die in Ihren Präsentationen gut aussehen. Dazu benötigen Sie kein ausgefallenes Werkzeug wie Illustrator. Wählen Sie einfach die Formen aus, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte "Format" auf "Formen zusammenführen". Diese zusammengeführten Formen können kopiert und in andere Apps wie Word eingefügt werden.
Tipp 18: Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Zellen dynamisch zu formatieren (Excel).
Mit der bedingten Formatierung können Sie Stile basierend auf ihrem Wert oder Inhalt auf bestimmte Zellen anwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise jeden positiven Wert grün und jeden negativen Wert rot machen. Wählen Sie einfach die Zellen aus, die Sie formatieren möchten, und verwenden Sie dann die Registerkarte Bedingte Formatierung in der Multifunktionsleiste Startseite. Es gibt viele Voreinstellungen, oder Sie können Ihre eigenen Regeln und Gleichungen definieren.
Zusammenfassung
Microsoft Office ist eine der besten verfügbaren Office-Suiten mit unzähligen leistungsstarken Optionen, mit denen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter optimieren und die Produktivität steigern können. Ermutigen Sie die Teammitglieder, die Software zu erkunden und aktiv Tipps und Tricks untereinander auszutauschen. Es macht nicht nur Spaß und ist aufregend, neue Funktionen zu entdecken, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit erheblich und ermöglicht es den Mitarbeitern, in kürzerer Zeit mehr zu tun und gleichzeitig komfortabler zu arbeiten.
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