Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Cyberangriffen müssen wir alle beim Schutz unserer Daten immer wachsamer werden. Wenn Sie eine Steuerbehörde betreiben, ist auch die Verantwortung für den Schutz der Steuerdaten der Kunden von größter Bedeutung. Während der Steuersaison werden die Risiken noch weiter erhöht, da Unternehmen und Steuerbehörden Informationen austauschen, während sie auf die Steuererklärung hinarbeiten.
Dies ist natürlich von großem Interesse für Cyberkriminelle, die die Möglichkeit lieben würden, sowohl auf die Daten Ihrer Steuerbehörde als auch auf die Informationen über Kunden zuzugreifen. Wenn es ihnen gelingt, diese Steuerdaten zu infiltrieren, können sie damit betrügerische Steuererklärungen einreichen und Ihrer Steuerbehörde und ihrer Kundendatenbank schwerwiegende Folgen haben.
Es ist daher von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass sowohl Einzelpersonen als auch Steuerbehörden über Maßnahmen verfügen, um die Bedrohung durch Cyberkriminelle zu verringern. Für Einzelpersonen ist ein Paket zum Schutz vor Identitätsdiebstahl eine großartige Idee.
Für Steuerunternehmen können einige Schritte unternommen werden, von denen viele relativ unkompliziert sind und nur liberale Mengen an gesundem Menschenverstand beinhalten. Für eine robustere Reihe von Präventionsmaßnahmen sollten Sie jedoch die Hilfe einer umfassenderen Lösung in Anspruch nehmen, deren Optionen im Folgenden erläutert werden.
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Bedrohungen hacken
Jeder kann Opfer von Cyberkriminalität werden, und dazu gehören nicht nur Personen, die zu Hause Steuererklärungen auf ihren Laptops, Computern oder Smartphones einreichen. Die Nachrichten enthalten regelmäßig Schlagzeilen über Sicherheitsverletzungen in großen Unternehmen, wodurch Kundendaten häufig gefährdet werden. Es kann sich nur um eine E-Mail-Adresse handeln, die verloren geht. Bei schwerwiegenderen Verstößen können beispielsweise Adressdaten, Kreditkartennummern und, schlimmer noch, Sozialversicherungsnummern kompromittiert werden.
Wenn Sie eine Steuerbehörde betreiben, ist die Verantwortung daher beträchtlich. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten getroffen wurden. Das IRS stellt nützliche Unterlagen zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Verantwortlichkeiten und Schutzmaßnahmen beschrieben werden können, die zur Bekämpfung dieses Problems erforderlich sind. Der Titel zum Schutz der Steuerzahlerdaten ist ein praktischer Leitfaden, in dem die Maßnahmen aufgeführt sind, die Ihre Steuerbehörde ergreifen muss.
Wenn Ihr Unternehmen in Bezug auf persönliche Einkommensteuererklärungen viel E-Filing-Arbeit erledigt, ist dies eine gute Lektüre. Die Ausarbeitung eines Aktionsplans und der besten vorbeugenden Maßnahmen wird Ihrer Steuerbehörde sicherlich dabei helfen, Kundendaten effektiver zu sichern.
Sicherheitssoftware
Egal wie gut Sicherheitssoftware wird, es gibt Cyberkriminelle, die dem Spiel immer einen Schritt voraus zu sein scheinen. Wenn Sie jedoch eine Steuerfirma leiten, ist es keine gute Idee, die Bedrohung zu ignorieren und sich überhaupt nicht mit Sicherheitssoftware zu beschäftigen. Wenn Sie in Antiviren- und Firewall-Software investieren, sind Sie auf jeden Fall an einem besseren Ort, als überhaupt nichts zu haben.
Abonnementbasierte Sicherheitspakete werden ebenfalls ständig aktualisiert, was bedeutet, dass neue Bedrohungen hoffentlich gestoppt werden, bevor Cyberkriminelle Zugriff auf Ihre Kundendaten erhalten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass möglichst viele Hindernisse vorhanden sind, um Cyberkriminelle zu stoppen und zu verhindern, dass Betrüger von Identitätsdiebstahl auf Kundendaten zugreifen, einschließlich ihrer wichtigen Sozialversicherungsnummer. Daher ist es ratsam, die beste verfügbare Nummer auszuwählen.
Während viele Sicherheitssoftware- und Firewall-Pakete dynamisch aktualisiert werden, sollten Sie die Funktionsweise Ihres Abonnements im Auge behalten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie verhindern, dass etwas verfällt, z. B. ein Abonnementkonto, das abläuft. Während Sie das Setup Ihrer Sicherheitssoftware überprüfen, ist es auch ratsam, sich mit der Entwicklung einer besseren Laufwerkverschlüsselungssoftware zu befassen, sofern diese noch nicht vorhanden ist, um andere Grundlagen in den Netzwerkvereinbarungen Ihrer Steuerbehörde abzudecken.
Datenschutz
Wenn Sie eine Steuerbehörde betreiben, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie eine beträchtliche Menge gespeicherter Daten im Unternehmen benötigen. Wie oft auch häufig berichtet wird, sind Fälle, in denen gespeicherte Daten kompromittiert werden, weit verbreitet, da viele Systeme von externen Quellen gehackt werden. Das bedeutet, dass Sie Maßnahmen ergreifen sollten, um sicherzustellen, dass alle Ihre Kundendaten sowie die Informationen der internen Steuerbehörden verschlüsselt sind.
Unternehmen nutzen zunehmend die vielen verschiedenen Optionen, die externe Server und Cloud-basierte Backup-Systeme bieten. Viele von ihnen verfügen über weitaus bessere Sicherheitsmaßnahmen, als ein eigenständiges Unternehmen vielleicht erhoffen kann. Es lohnt sich, Ihre Optionen zu prüfen, wenn es um eines der besten Cloud-basierten Backup-Systeme geht, da diese oft überraschend günstig sind.
Wenn Sie zu einem Cloud-basierten Setup wechseln, stellen Sie sicher, dass Sie bei der Außerbetriebnahme alter Laufwerke vernünftig sind. Jegliche Hardware, die in Ihrer Steuerbehörde verwendet wurde, muss gelöscht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Daten auf Laufwerken zuvor gesichert wurden. Während eine veraltete Hardware wie ein altes Laufwerk für niemanden von großem Interesse zu sein scheint, könnten Cyberkriminelle sie als äußerst nützlich empfinden. Nehmen Sie sich also Zeit, um diese alten Einheiten unlesbar zu machen.
Bewegung überwachen
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihre Steuerbehörde sein mag, müssen Sie die Aktivitäten in Ihren Kundenkonten ständig überwachen. Es ist wichtig, alles im Auge zu behalten, was möglicherweise nicht richtig aussieht oder scheint. Eine der nützlichsten Hilfsmittel hierfür ist die Verwendung der EFIN (Electronic Filing Identification Number), die der IRS an Einzelpersonen und Unternehmen ausgibt, die vom internen Revenue Service als autorisierte E-File-Anbieter zugelassen wurden.
Sie müssen die Höhe der Steuererklärungen, die in Ihrem Unternehmen eingereicht werden, genau überwachen. Dies kann mithilfe der EFIN erfolgen. Dies sollte eine wesentlich einfachere Überwachung ermöglichen und es Ihnen ermöglichen, betrügerische Rückgabeaktivitäten zu erkennen, da diese in das gesamte elektronische Rückgabematerial aufgenommen werden müssen, das dem IRS zur Verfügung gestellt wird.
Obwohl das vom IRS eingerichtete System gut ist, können Sie der Sache helfen, indem Sie fleißig bleiben und sicherstellen, dass Ihre Steuerbehörde alles in ihrer Macht Stehende tut, um Kundendaten zu schützen. Achten Sie auf verräterische Anzeichen von betrügerischen Aktivitäten und Bedrohungen durch Cyberkriminelle, wie abgelehnte Rücksendungen, Hinweise auf noch nicht eingereichte Kundenretouren oder andere Unregelmäßigkeiten, die diese Alarmglocken läuten lassen könnten und sollten.
Betrug melden
Wenn Sie auf etwas Unangenehmes stoßen oder etwas aufdecken, das offensichtlich betrügerisch ist, besteht der nächste Schritt darin, so schnell wie möglich Maßnahmen zu ergreifen. Bei steuerlichen Verstößen sollten Sie sich umgehend mit dem IRS in Verbindung setzen, indem Sie ihn auf die Details aufmerksam machen. Wenn Sie die Dienste anderer Unternehmen nutzen, um Ihre Kundendaten zu schützen, möchten Sie diese auch darüber informieren.
Während all dies vor sich geht, ist es auch wichtig, sich an den Schutz Ihrer vertraulichen Kundeninformationen zu erinnern. Teilen Sie daher nichts mit anderen Personen als dem IRS. Selbst wenn Sie die Hilfe externer IT- und Sicherheitsexperten in Anspruch nehmen, ist es dennoch ratsam, den Personenkreis, der an Ermittlungen beteiligt ist, so klein wie möglich zu halten.
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