Wenn Ihre Organisation über einen Sitzungssaal oder einen Besprechungsraum (oder mehrere davon) verfügt, kann es ein Albtraum sein, Besprechungen zu koordinieren. Teamkalender sind eine Möglichkeit, das Chaos einzudämmen. Manchmal sind Sie jedoch nicht an Ihrem Telefon oder Schreibtisch und müssen einige Minuten lang einen Besprechungsraum nutzen.
Joan möchte all das klären und bietet eine Reihe interessanter Lösungen, mit denen die Buchung von Zimmern wirklich problemlos möglich ist. Egal, ob Sie Ihre eigenen Geräte verwenden oder in eines von Joan investieren, es gibt eine Lösung, die für jeden Raum geeignet ist - mit einem interessanten Preisschild.
Preise und Verfügbarkeit
Joan ist direkt auf der Website verfügbar. Die Preise hängen davon ab, welche Optionen Sie auswählen. Wenn Sie Joan beispielsweise auf Ihren eigenen Displays ausführen möchten, müssen Sie sich für einen Premium-Plan entscheiden oder direkt mit dem Unternehmen sprechen, um etwas zu finden, das Ihren Anforderungen besser entspricht. Auf diese Weise können Sie alle laufenden und bevorstehenden Besprechungen anzeigen. Raumbuchungen müssen weiterhin über Ihren vorhandenen Kalender oder Ihre Apps erfolgen.
Joan wird mit dem Joan 6, einem Touchscreen-E-Ink-Tablet, das anstehende Buchungen für einen bestimmten Raum anzeigt und mit dem Sie schnell einen Raum über das Gerät selbst buchen können, tatsächlich nützlich. Dies allein bringt Ihnen jedoch 549 US-Dollar (442,50 Euro, 803 AUD, 2.016 AED) zurück, was für ein E-Ink-Tablet unglaublich teuer erscheint. Es gibt zwar einen kostenlosen Premium-Plan für einen Monat, aber es ist immer noch ein hoher Preis.
Dann gibt es das Joan 13, ein nicht interaktives 13-Zoll-Tablet, das sich am besten für Konferenzräume oder Lobbys eignet und den Status von bis zu neun verschiedenen Räumen anzeigen kann. Es kostet 899 US-Dollar (724,73 Euro, 1.315 AUD, 3.302 AED). Dies ist wiederum ein erstaunlich hoher Preis für ein E-Ink-Tablet, egal wie großartig es aussieht.
Während Sie das Joan 6- oder das Joan 13-Gerät sofort verwenden können, betont das Unternehmen, dass für die bestmögliche Erfahrung ein Abonnement erforderlich ist. Ein Standardplan kostet 119 USD (95,93 GBP, 174 AUD, 437,09 AUD) pro Jahr und Gerät, während der Premium-Tarif 229 USD (184,61 GBP, 335 AUD, 841 AED) pro Gerät und Gerät beträgt.
Dieses Preismodell macht Joan zu einer erheblichen Investition, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind. Sie benötigen mindestens eine Joan 6, um die Dinge zu starten, und das Hinzufügen von zusätzlichen Geräten sowie des Abonnementplans wird allmählich ihren Tribut fordern. Wohlgemerkt, es ist nicht erforderlich, einen Plan zu abonnieren, um die Grundfunktionen von Joan zu nutzen, aber es ist ratsam.
Design
Sowohl die Joan 6 als auch die Joan 13 sind gut gebaut und werden in einer schlanken Verpackung geliefert. Die Joan 6 verfügt über einen größtenteils aus Kunststoff bestehenden Körper, während die Joan 13 über einen schwereren Metallkörper mit einer Glasfront verfügt.
Keines der Geräte verfügt über Tasten, mit Ausnahme eines diskreten Micro-USB-Ladeanschlusses auf der Rückseite. Die Installation ist ein Kinderspiel - beide Geräte werden mit einer stabilen Magnethalterung mit starkem 3M-Klebeband auf der Rückseite geliefert. Kleben Sie es einfach auf eine ebene Fläche und das Gerät lässt sich problemlos und ohne großen Aufwand befestigen. Sie können es dann schnell von der Halterung abnehmen, um es bei Bedarf aufzuladen. Es gibt andere Montagemöglichkeiten wie einen Schreibtischständer oder eine stärkere Wandhalterung, diese sind jedoch rein optional (und auch etwas teurer).
Der Hauptunterschied zwischen den beiden - abgesehen von der Größe natürlich - besteht darin, dass die Joan 6 sowohl berührungsfähig als auch von hinten beleuchtet ist. Die Joan 13 ist lediglich als Informationsanzeige gedacht, eine Aufgabe, die sie perfekt erfüllt.
Eigenschaften
Das Einrichten eines der beiden Geräte erfordert etwas Geduld, ist aber nicht zu kompliziert. Sie benötigen einen PC oder Mac, um das Setup-Tool von der Joan-Website herunterzuladen, und schließen Sie dann das gewünschte Gerät mit dem mitgelieferten Micro-USB-Kabel an. Sobald die Software das Gerät erkennt, können Sie die Wi-Fi-Einstellungen konfigurieren und die Einrichtung über das dedizierte Website-Portal von Joan fortsetzen.
Sobald Sie in Ihrem Portal angemeldet sind, können Sie eintauchen und jedes Gerät für die Arbeit in Ihrem Unternehmen einrichten. Joan benötigt entweder eine Kalender-URL oder eine zugehörige E-Mail-Adresse, um für Buchungen zu kommunizieren, und dies ist ziemlich einfach einzurichten.
Joan unterstützt eine Vielzahl von Kalenderintegrationen, darunter Google, Office365, Exchange und iCal, um nur einige zu nennen. Sobald Sie über das Portal mit einem Kalender verbunden sind, können Sie Räume für Ihre Organisation erstellen. Dies wird in einem separaten Kalender für jeden Raum angezeigt. So könnten Sie beispielsweise einen Kalender für Buchungen für den Sitzungssaal und einen anderen Kalender für einen Besprechungsraum haben.
Der Joan 6 kann nur an einen bestimmten Raum angeschlossen werden, um Buchungen zu koordinieren, während der Joan 13 bis zu neun verschiedene Räume auf seinem Display anzeigen kann, sodass Sie sofort sehen können, welche Räume für die Buchung verfügbar sind oder welche Besprechungen stattfinden kommt auf.
Die Buchung eines Zimmers mit dem Joan 6 kann auf zwei Arten erfolgen. Auf dem Display befindet sich die Option "Jetzt treffen", mit der Sie sofort einen Raum für eine schnelle Besprechung buchen können (bis zu 60 Minuten). Wenn eine Besprechung geplant ist, können Sie den Raum nur bis zu dieser geplanten Besprechung buchen, um sicherzustellen, dass keine Überkreuzungen auftreten.
Die zweite Methode ist die Verwendung der Funktion "Später treffen" direkt auf dem Gerät. Wenn Sie auf diese Option tippen, können Sie zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit blättern und eine Buchung direkt in Ihrem zugehörigen Kalender bestätigen. Sie sehen nur die verfügbaren Zeitfenster. Bereits bestätigte Besprechungen werden ausgegraut angezeigt.
Es gibt zwei geringfügige Probleme, die auftreten, wenn Sie eine Buchung direkt über Joan 6 vornehmen. Erstens kann das Scrollen zu Ihrem bestimmten Datum oder Ihrer Uhrzeit etwas mühsam sein - es gibt keine schnelle Möglichkeit, auf ein bestimmtes Datum zuzugreifen, außer das Scrollen aller weit über die verfügbaren Zeiten hinaus. Zweitens gibt es keine Möglichkeit, eine kurze Notiz für den Besprechungsnamen hinzuzufügen. Sie wird in Ihrem verknüpften Kalender einfach als "Gebucht" angezeigt. Sie müssen also trotzdem in Ihre Kalender-App zurückkehren, um die Besprechung richtig zu benennen und weitere Änderungen vorzunehmen Änderungen.
Unabhängig davon, ob sie zusammen verwendet werden oder nicht, funktionieren sowohl Joan 6 als auch Joan 13 genau wie vorgesehen. Die Joan 6 war großartig, um unseren vollen Studio-Zeitplan zu verwalten, während die Joan 13 eine gute Momentaufnahme der Bewegungen unseres Teams während der Woche sowie der Verfügbarkeit des Sitzungssaals war. Der Joan 6 bietet auch einen Hot-Desking-Modus, der sich hervorragend für den Betrieb im gemeinsamen Arbeitsbereich eignet. Tippen Sie einfach auf den Bildschirm, um Ihren Sitzplatz zu buchen, und tippen Sie erneut darauf, wenn Sie fertig sind, um ihn freizugeben.
Die Geräte haben ein festes Intervall, in dem sie Informationen aktualisieren, und zwar ausschließlich aufgrund von API-Einschränkungen und um die Batterielebensdauer zu verlängern. Sobald eine Buchung in einem Kalender vorgenommen wurde, dauert es etwas weniger als vier Minuten, bis die Änderungen auf einem Joan-Gerät angezeigt werden. Das ist nicht viel Zeit zum Warten, aber für außergewöhnlich belebte Räume könnte dies eine kleine Herausforderung sein.
Es besteht die Möglichkeit, auch einen benutzerdefinierten QR-Code sowie benutzerdefinierte Inhalte wie eine Bildergalerie oder benutzerdefinierten Text anzuzeigen. Abgesehen davon müssen Sie sich mit Joans Standardlayouts für Inhalte auseinandersetzen. Es geht also nur darum, durch die verfügbaren Layouts zu blättern, um herauszufinden, welche für Sie am besten geeignet sind.
Die Akkulaufzeit ist bei beiden Modellen recht anständig - die Joan 6 läuft in etwa 3 Monaten, bevor sie aufgeladen werden muss, während die Joan 13 mit einer einzigen Ladung fast ein Jahr lang verwendet werden kann. Das System sendet Ihnen auch eine E-Mail, wenn ein Gerät nur noch wenig aufgeladen ist. Dies ist praktisch.
Endgültiges Urteil
Für Unternehmen mit mehreren Besprechungsräumen, die ständig genutzt werden, ist Joan eine schmerzlose Möglichkeit, sie alle zu verwalten. Unabhängig davon, ob Sie Ihre vorhandenen Kalender verknüpfen oder alles über Joan weiterleiten möchten, es ist eine problemlose Lösung für die Verwaltung von Raumbuchungen und Besprechungen, die sowohl große als auch kleine Unternehmen zu schätzen wissen.
Die einzige Hürde ist der geforderte Preis - es gibt eine beträchtliche Menge Geld, um in ein E-Ink-Tablet zu investieren, egal wie hoch entwickelt es ist. Kleine Unternehmen oder Startups müssen sich möglicherweise zunächst damit auseinandersetzen, nur ein Gerät in den Free-Plan aufzunehmen. Wenn Sie es sich jedoch leisten können, ersparen Ihnen die Funktionen von Joan den ewigen Aufwand, Meetingräume zu jonglieren.
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