eFileCabinet ist einfach eine der besten Softwareplattformen für die Dokumentenverwaltung. eFileCabinet bietet eine detaillierte Kontrolle über Sicherheit, Dateifreigabe, Versionierung und mehr. Mithilfe von KI-Funktionen können Sie Ihre Dateien automatisch kategorisieren. Mit der optischen Zeichenerkennung können Sie alle Daten in gescannten Dateien durchsuchen. Der einzige Nachteil von eFileCabinet ist, dass es teuer sein kann, insbesondere wenn Sie viele Benutzer haben oder Integrations-Add-Ons benötigen.
In unserem eFileCabinet-Test helfen wir Ihnen bei der Entscheidung, ob diese Dokumentenverwaltungsplattform für Ihr Unternehmen geeignet ist.
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Pläne und Preise
eFileCabinet bietet drei Preisoptionen. Der Advantage-Plan kostet 55 USD pro Benutzer und Monat, wenn er jährlich in Rechnung gestellt wird. Er umfasst 1 TB Speicherplatz sowie alle wesentlichen Funktionen von eFileCabinet. Sie können jedoch nur begrenzt Add-Ons erwerben, sodass das eFileCabinet mit dem Advantage-Plan nicht sehr erweiterbar ist.
Der Businessplan kostet 99 USD pro Benutzer und Monat, wenn er jährlich in Rechnung gestellt wird, und enthält 5 TB Speicherplatz für Ihr Unternehmen. Dieser Plan umfasst nebeneinander angezeigte Dokumentvorschauen und Integrationen mit Microsoft OneDrive und Google Drive. Außerdem können Sie Add-Ons für die Salesforce-Integration, Single Sign-On, automatisierte Workflows und E-Mail-Integration erwerben.
Der Unlimited-Plan kostet 199 USD pro Benutzer und Monat, die jährlich in Rechnung gestellt werden. Dieser Plan umfasst alle Add-Ons von eFileCabinet sowie unbegrenzten Dokumentenspeicher.
Eigenschaften
eFileCabinet bietet zahlreiche Funktionen, mit denen Mitarbeiter Dateien gemeinsam nutzen, Dokumente verwalten und Workflows optimieren können.
Eines der besten Dinge an eFileCabinet ist, wie einfach es die Dateifreigabe macht. Mit dieser Software können Sie Dateien sofort für jedermann innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens freigeben. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Gastbenutzer, die Sie unabhängig von Ihrem Plan an Dokumenten in Ihrem Konto arbeiten lassen können. Außerdem haben Sie die Kontrolle über die Bearbeitungsberechtigungen und können Benachrichtigungen erhalten, wenn eine freigegebene Datei heruntergeladen wird.
Mit eFileCabinet können Sie auch Dateien von anderen Benutzern oder Gästen anfordern. Wenn Sie eine Dateianforderung stellen, können Sie mehrere Dokumentfelder erstellen und entscheiden, ob diese erforderlich oder optional sind. Sie können auch den Upload-Speicherort für Dateien so einstellen, dass sie automatisch in den Ordner hochgeladen werden, in den sie gehören.
Mit eFileCabinet können Sie Ihr Unternehmen unter anderem mit Ordnervorlagen organisieren. Mit Ordnervorlagen können Sie standardisierte Verzeichnisse mit vorbenannten Ordnern erstellen. Sie können beispielsweise eine Vorlage erstellen, in der ein übergeordneter Ordner 12 Unterverzeichnisse mit jeweils dem Namen eines einzelnen Monats enthält.
Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass jede Datei, die Sie erstellen oder empfangen, ein Zuhause hat. Darüber hinaus ist es einfach, Ordnerstrukturen für alle Ihre Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu standardisieren. Dies erleichtert das Teilen und Auffinden von Dateien und beseitigt die potenzielle Verwirrung, die von jedem Mitarbeiter ausgeht, der sein eigenes Ablagesystem erstellt.
Business- und Unlimited-Benutzer haben Zugriff auf automatisierte Dokumenten-Workflows. Dies ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu optimieren. Eine Anwendung, die eFileCabinet hervorhebt, besteht darin, ein eingehendes Dokument automatisch zu benennen und abzulegen, basierend auf dem Vorhandensein bestimmter Schlüsselwörter im Dokument selbst. Sie können Workflows auch verwenden, um Formularfelder in durchsuchbare Unterkategorien aufzuteilen, wodurch Ihre Dokumentensuche noch leistungsfähiger wird.
Schnittstelle und in Gebrauch
Die Webplattform von eFileCabinet ist im Allgemeinen sehr einfach zu navigieren. Sie verfügt über ein dreiteiliges Design, mit dem Sie Ihr gesamtes Ordnerverzeichnis, die Dateien in einem ausgewählten Ordner und eine Vorschau einer einzelnen Datei anzeigen können. Es gibt auch eine Suchleiste für die schnelle Dokumentensuche und ein Favoritenfenster für den einfachen Zugriff auf Ihre am häufigsten verwendeten Ordner.
Beachten Sie jedoch, dass Sie Dokumente in eFileCabinet nicht bearbeiten können. Dies ist etwas enttäuschend, insbesondere wenn Sie nur einfache Änderungen an einem Word-Dokument oder Formular vornehmen müssen. Sie können jedoch unbegrenzt viele Dateiversionen speichern, was sich gut für die Arbeit an Projekten mit vielen Revisionen eignet.
eFileCabinet bietet auch mobile Apps für iOS und Android an. Eine bemerkenswerte Sache bei den mobilen Apps ist, dass Sie damit Fotos von jedem Papierdokument aufnehmen und diese sofort in die eFileCabinet-Cloud hochladen können.
Unterstützung
eFileCabinet bietet montags bis freitags von 7 bis 18 Uhr Bergzeit Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat. Sie können den telefonischen Support rund um die Uhr als optionales Add-On erwerben (Preis nur nach Angebot). eFileCabinet verfügt auch über eine Online-Wissensdatenbank, die sehr detaillierte Benutzerhandbücher für die meisten Hauptfunktionen der Software enthält.
Sicherheit
eFileCabinet hostet Ihre Dokumente in der Cloud und nimmt die Sicherheit ernst. Alle Dateien werden im Ruhezustand verschlüsselt und Ihre Verbindung zur Cloud wird mit SSL verschlüsselt. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung während der Anmeldung ist ebenfalls eine Standardfunktion.
Darüber hinaus haben Administratoren ein erhebliches Maß an Kontrolle über die Software. Sie können Anforderungen an die Kennwortkomplexität festlegen, die Whitelist für IP-Adressen aktivieren oder die Anmeldezeiten begrenzen. Administratoren haben auch Zugriff auf vollständige Aktivitätsprotokolle für alle Benutzer.
Das einzige Sicherheitsmerkmal, das wir verpasst haben, war die Möglichkeit, Download-Limits für freigegebene Dateien festzulegen. eFileCabinet bietet auch URL-Links mit Schnellzugriff auf Dokumente, die zwar praktisch, aber nicht sehr sicher sind.
Der Wettbewerb
An eFileCabinet gibt es viel zu mögen. Wenn es jedoch nicht über die Funktionen oder Integrationen verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt, sollten Sie Dokmee oder DocuWare in Betracht ziehen. Dokmee wurde für Unternehmen entwickelt, und die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist Standard. DocuWare bietet zusätzliche mobile Tools und Compliance-Funktionen sowie satte 500 Integrationsoptionen. Beide Plattformen bieten Preise nur nach Angebot an, erwarten jedoch, dass sie für mittelständische Unternehmen teurer sind als eFileCabinet.
Endgültiges Urteil
eFileCabinet ist eine leistungsstarke Dokumentenverwaltungssoftware mit vielen guten Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen. Die Plattform erleichtert die Standardisierung der Dateiorganisation in Ihrem Unternehmen und die automatische Organisation von Dateien mithilfe von AI-basierten Workflows. Es bietet außerdem eine solide Unterstützung für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dateien. Obwohl eFileCabinet teuer ist, kann es sich lohnen, inwieweit es Ihr Unternehmen rationalisieren kann.
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